Развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций в РФ на рубеже XX-XXI вв.

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы данной работы объясняется тем, что в настоящее время в любом предприятие, как в России, так и в другой стране создаются различные виды документов. Документы несут в себе определенную информацию и играют главную в деятельности самого предприятия, а также в жизни государства. Так как некоторые документы предприятия имеют очень важное значение для государства. Ведь, как известно без документов, невозможно составить какие либо планы будь-то оперативные или стратегические, вывести какие данные по деятельности и т.д.
Документы в жизни деятельности делятся условно на документы, которые имеют разовое значение, и актуальность при этом может потеряться сразу после их составления и оформления. Вторая же группа составляют определенные документы, которые свою сущность не теряют даже по истечению определенного количества времени. Помимо двух указанных групп существует еще одна группа документов, где сущность данных документов не теряет свое значение неограниченно количество времени. Документы данной группы обычно хранятся постоянно. Процесс хранения таких документов происходит либо в архивах предприятий, либо в государственных архивах. Для того чтобы передать документы в архив необходимо в первую очередь произвести отбор документации. В связи с этим в первую очередь специалистам делопроизводства необходимо произвести определение ценности документов.
Ценность документа при этом подразделяет на политические, экономические, социально-культурные, научно-исторические значения. Для этого создаются экспертные комиссии, которые для определения ценности документа используют различные критерии, свойства, принципы при определенном порядке оценки документов.
Вся эта методология помогает в следующих двух аспектах: во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. На основании всего вышесказанного тема данной работы на сегодняшний день является актуальной.
Главная цель данной дипломной работы состоит в том, чтобы показать особенности развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций на рубеже XX-XXI вв.
Для достижения цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. рассмотреть теоретические аспекты экспертизы ценности документов;
2. изучить нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
3. исследовать организацию проведения экспертизы в делопроизводстве организаций на двух рубежах XX- XXI вв.
Объектом исследования является экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций.
Предметом исследования развитие организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на различных этапах времени, а именно XX- XXI вв.
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа.
При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию теоретической части материала. Источниками для подготовки дипломной работы явилось законодательство РФ, иные правовые акты и нормативно-методические документы, которые регламентируют организацию передачи дел в архив:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Законом регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
ГОСТ Р 51141-98. Данный ГОСТ устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Данный Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Архивное делопроизводство».
При написании данной дипломной работы были использованы труды специалистов в области делопроизводства Кузнецовой Т.В., Рогожина М.Ю., Смирновой Е. П., Серова Л. И., Кирсанова М.П. и др.
В монографии Кирсановой М. В. «Современное делопроизводство» показана организация делопроизводства на предприятиях и в организациях на современном этапе, включая последние изменения в законодательной и нормативной базе по экспертизе ценности документов.
Вышеуказанная монография и другие периодические издания и статьи, использованные для подготовки и написания данной дипломной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, а также свежей литературы. Данные работы представляют большой интерес, как для работников делопроизводства, так и для и учебных заведений готовящих специалистов.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается краткий обзор источников по теме.
В первой главе описывается объект исследования – экспертиза ценности документов, основные применяемые критерии и принципы, а также свойства документов влияющие на практическую значимость документов при проведении экспертизы ценности документов.
Во второй главе производится анализ нормативно-правового и нормативно-методического регулирвание проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Затем анализ организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на на рубеже XX-XXIвв.
В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе изучения, развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций, указываются направления дальнейших исследований.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 8
1.1. Понятие и назначение экспертизы ценности документов 8
1.2. Критерии и принципы экспертизы ценности документов 14
1.3. Свойства документов влияющие на практическую значимость документов при проведении экспертизы ценности документов 21
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННАЯ ЭКСПЕРТИЗА ЦЕНОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 30
2.1. Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве 30
2.2. Экспертиза ценности документов в XXв. 39
2.3. Экспертиза ценности документов в XXIв. 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 61
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 64

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования по развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций на рубеже XX-XXI вв позволяют сделать ряд выводов.
Под «экспертизой ценности» документов понимается определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практичной значимости документов на основе принципов и критериев их ценности.
В качестве основных принципов выступают: принцип историзма, системности, целостности и социально- политической нейтральности. Что касается непосредственно критерии оценки документов, то их в настоящее время достаточно. В первой главе были расписаны наиболее популярные критерии. Хотя на практике данные критерии могут быть заменены на другие.
Сам процесс проведения экспертизы ценности документов – сложный процесс, который состоит из определенных этапов. Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. В ходе изучения теоретической и методологической базы было установлено, что проведении экспертизы ценности специалисты по делопроизводству сталкиваются с различными проблемами при оценке документации: определение сроков хранения, противоречие действующего законодательства, а также выявление и определение сроков хранения электронных документов.
Экспертиза ценности документов в настоящее время закреплена различными законодательными и нормативными актами. В ходе изучения было установлено, что в России в настоящее время регламентация работы с документами находится в стадии становления. И специалисты в области документационного обеспечения управления обязаны знать действующее законодательство России и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
При изучении развития экспертизы документов, было установлено, что процесс развития экспертизы ценности документов окончательно был сформирован в 20столетии. Однако в конце прошлого века теоретические вопросы экспертизы ценности соответствовали существующему политическому строю и отраслевому подходу к управлению народным хозяйством. Входе чего появление нового государства, новой экономики, изменения в системе управления, в системах документирования организаций, изменения потребностей общества в обеспечении ретроспективной документной информацией оказали влияние на отбор архивных документов и поставили перед архивистами новые задачи по совершенствованию теории экспертизы и комплектования, которые решались поэтапно ведущими архивистами страны. Данное совершенствование продолжается и по настоящее время. Так как мир не стоит на месте, и появление все новых информационных технологий заставляют также совершенствовать теоретические и методологические основы по организации экспертизы ценности документов.
Также в 20 веке серьезному изучению подвергся состав появившихся негосударственных организаций, системы их документирования, правовое регулирование взаимоотношений с архивной службой РФ.
В результате общих усилий была обновлена теория экспертизы, в том числе система принципов и критериев, применяемых при отборе документов на государственное и муниципальное хранение в новых условиях.
21 век – век информационные технологий, пришедший и в делопроизводство. Переход от традиционного к электронному документообороту открыл новые технологии в области электронных архивов.
При этом руководство страны тратят миллионы рублей на создание и развитие информационных систем государства и субъекты хозяйствования, а на оценку перспектив ретроспективного использования возникающих в них информационных ресурсов придается копеечное значение. Таким образом можно сказать, что экспертизе ценности электронных документов (а значит, и их учету) не уделяется практически ни какого внимания.
Проблема кроется не только в сложной природе электронных документов, в не разработанности нормативной базы и в организационных пробелах процесса комплектования. Вероятно, немалую роль играет практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экспертизы ценности, к тому, насколько четко укладываются электронные документы в сложившуюся систему подходов, методов и методик при оценке значимости документов и формировании Архивного фонда РФ. Обсуждение и анализ этих аспектов, возможно, позволят преодолеть столь вопиющее пренебрежение информационными ресурсами, созданными в пока еще не привычной для многих архивистов электронной форме.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1. Нормативно-правовые источники
1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (1994) 1-4часть. – М.: Юрайт, 2008 – 555с.
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169
4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3448.
5. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. № 15 ст. 2036.
6. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 г. № 7 1-Р» Об обеспечении сохранности документов по личному составу ликвидируемых организаций всех форм собственности» // Российские вести. № 11. Май 1992.
7. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060.
8. Постановление правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13 августа 1997 г. № 1009 // Собрание законодательства Российской Федерации. 1997 г. № 33. Ст. 3895.
9. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. № 38.
1.2. Нормативно-методическая литература
10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст)
12. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
13. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти// Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
14. Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
15. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения// Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558
16. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук // утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893
17. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264с.
2. Литература
18. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. - №4- С.16.
19. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведение –М.: «Академия», 2005- 272с.
20. Анфилов Б. И. Пересмотр состава государственных архивов // Архивное дело. 1935. № 2 (35). С.26—33.
21. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение. М., 2010. - 304с.
22. Барышников А.А. Делопроизводство - без проблем // Кадровое дело. 2011. - №6. – С.8-9.
23. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - 43с.
24. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: Уч. пособие - Волгоград: Изд-во,. ВолГУ 2008. – С.12.
25. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие- Волгоград: Изд-во, ВолГУ 2001-С.16.
26. Вовкотруб О.В. Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. – С.17.
27. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2004. - 544 с.
28. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. – СПб: Питер, 2010. – 220с.
29. Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебник/ О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7-ое изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 376с.
30. Иванов В.В., Коробова А.Н. Муниципальный менеджмент. Справочник. М.: Инфра-М, 2002. –302с.
31. Клуппт М.А. Демографическая политика как предмет контент-анализа // Социологические исследования. 2003. - № 6. – С.22.
32. Козлов В. П. Теоретические основы археографии. Новосибирск: Сибирский хронограф, 2003. - 152 с.
33. Козлова Н.Н. Методология анализа человеческих документов // Социологические исследования. 2004. № 1. - С. 18.
34. Козлова Н.Н. Методология анализа человеческих документов // Социологические исследования. 2004.- № 1. - С. 18.
35. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-С.32.
36. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение. М.: Логос, 2008. -352с.
37. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знания, 2009. - 459 с.
38. Ларин М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011.-192с.
39. Митяев К. Г. О принципах и критериях научной экспертизы ценности документальных материалов и их применении // Ист. архив. 1958. № 3. С. 185—194.
40. Орлова Н. А. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов Государственного архивного фонда СССР. М., 1959.
41. Пащенко В. Г. Системы анализа документов // В сб. “Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении”. – сборник материалов Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2001. – №5.- С.2
42. Пензин Э.А. Документоведение. Документ и системы документации. Екатеринбург, 2003. 64 с.
43. Плешкевич Е.А. Эволюция теоретических представлений о документе. М.: Пашков дом, 2011. - 96 с.
44. Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в госархивах. М., 1957.
45. Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарь референт. – 2011. – № 1. – С. 87–89.
46. Рой О. Исследования социально-экономических и политических процессов. СПб: Питер, 2004. –С.90.
47. Серова Л. И., Марковская Л. Н. Документационное обеспечение управления. Учеб.пособие. - С-Пб – 2010. – С.82.
48. Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности» СПб.: ПИТЕР, 2007-С.52.
49. Столяров Ю.Н. Документный ресурс: учеб. пособие для высших учебных заведений. М.: Либирея-Бибинформ, 2009. - 224 с.
50. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Тр. ВНИИДАД. 1974. Т. 4. Ч. 1. С. 49—97.
51. Хорхордина Т.И., Волкова Т.С. Российские архивы: история и современность: Учебник. u1052 М.: РГГУ, 2012. - 416 с.
52. Храмцовская Н.А. Архивная служба Еврокомиссии: новые подходы к архивной обработке документов/ Н.А. Храмцовская //Делопроизводство. 2010. - №5. - С.32-38.
53. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 17-21.
54. Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги. М.: Рыбари; Киев: Знання, 2009. - 47 с.
55. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / сост. М. П. Жукова. М., 2007. – 224с.
3. Интернет-ресурсы
56. Архивное законодательство РФ (текст правовых и нормативных документов) // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]- URL: http://www.rusarchivus.ru
57. Гильдия Управляющая документацией [Электронный ресурс]. – URL: http://www.gdm.ru
58. Деловые журналы Делопресс [Электронный ресурс]: URL:http://www/delo-press.ru
59. Делопроизводство [Электронный ресурс]- URL: http://delpro.narod.ru/histor4.html
60. Интернет-конференция руководителя Федерального архивного агентства Владимира Петровича Козлова [Электронный ресурс]. – URL: http://www.rusarchives.ru
61. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003. [Электронный ресурс] – URL: http://www.rusarchives.ru
62. Правовые и нормативные документы по архивному делу и делопроизводству // Официальный сайт компании «Электронные Офисные Системы» [Электронный ресурс]- URL: http://www.eos.ru
63. Термика // [Электронный ресурс] – URL: http://www.termika.ru/dou/po/delo/
64. Тихонов В.В. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, документации [Электронный ресурс] URL:http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100078
65. Электронная энциклопедия делопроизводства // Официальный сайт компании «Термика» [Электронный ресурс]- URL: http://www.termika.ru