Совершенствование деятельности муниципального архива (на примере Управления муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани)

Введение

Актуальность темы дипломного проекта. В современных потоках информационного развития отдельных территорий особое значение имеет управление вопросами архивного дела. На современном этапе развития, архивное дело является важнейшим институтом сохранения различных групп документов, документального наследия и памяти. Кроме того, архивное дело представляет собой определенную систему управления документами, в основе которого лежит принцип сохранности документов. Совершенствование архивной деятельности конкретного муниципального образования, на сегодняшний день выступает одной из важнейших задач управления документами исполнительными органами власти местного самоуправления. Это связано с тем, что муниципальное архивное дело является недостаточно развитым, что обусловлено как ролью государственных архивов, так и недостаточным внимание местных органов власти к развитию муниципального архивного дела как символа патриотизма и общественного самосознания той или иной территории.
Кроме этого, вопросы совершенствования деятельности муниципального архива обуславливаются также активным развитием информационных коммуникаций, которые существенно меняют уже устоявшиеся системы сохранения документов, их систематизации, классификации и использования в рамках архивной и иной деятельности. Широкое использование электронных систем и их внедрение в архивное дело является важнейшим этапом совершенствования архивной системы. В связи с чем, возникают вопросы правовой регламентации деятельности, мобильности и оперативности внесения и использования различных данных.
На сегодняшний день существует ряд проблем в области управления архивным делом, которые касаются несовершенства принятия управленческих решений, мобильности технических процедур архивирования, информационной разобщенности ведомственного характера, что создает трудности для управления документами на базе данного муниципального архива.
Степень изученности и разработанности темы. Проблема муниципального архивного дела в отечественной науке архивоведения является недостаточно разработанной проблемой. Если касаться конкретных муниципальных архивов конкретных муниципальных территорий, то данные вопросы практически не затрагиваются в исследованиях ученых в комплексном аспекте, информацию можно почерпнуть лишь в научных статьях. Разработанность проблемы основывается на общетеоретических исследованиях по архивному делу, отраженных в учебной литературе [19], [20] научных статьях, а также в Интернет-ресурсах.
Общетеоретические исследования по архивному делу представлены исследованиями: Е.В. Алексеевой [1], Е.В. Булюлиной [2], В.А. Еремченко [29], В.П. Козлова [30].
В общетеоретических исследованиях по архивному делу, как правило, раскрываются основные понятия, связанные с архивным делом, анализируется нормативно-правовая основа архивного дела, а также анализируются особенности архивного дела и его управление в России, например, данные положения раскрываются в работах Е.В.Алексеевой [1]. Есть исследователи, которые посвящают исследования непосредственно проблемам архивного дела и его управлением, например работа Е.В. Булюлиной [2].
Актуальные исследования по архивному делу содержаться в научных статьях.
Вопросам архивов регионального характера посвящено очень мало работ, например, можно назвать статью Ю.И. Молотков, Е.В. Романенко[27]. Авторы подчеркивают важность проблем кадрового потенциала архивов и на основе собственного исследования, на базе государственного архива Томской области выявляют ряд проблем в деятельности кадров данного архива.
Исследователь В.Ц. Лыксокова [25] посвятила свою научную статью муниципальным архивам Республики Бурятия и отметила, что, несмотря на то, что в русле административной реформы многое сделано, еще остается ряд проблем в деятельности архивных служб.
Также можно назвать другую статью Д.Ибрагимова [22] по мнению которого одной из проблем архивной деятельности Татарстана является повышение квалификации архивных работников для оптимизации их деятельности. А именно автор отмечает, что повышение деловой квалификации сотрудников является важнейшим фактором оптимизации деятельности республиканских архивов, а также архивов муниципального уровня.
Кроме того, следует назвать также Интернет–ресурсы, а именно статьи, представителей Федерального архивного агентства, в которых также раскрываются проблемы архивной деятельности на современном этапе: выступление А.Н.Артизова [27], В.А.Еремченко [29]
В работе также использованы эмпирические данные, а именно: Отчеты о деятельности Управления муниципального архива аппарата за последние годы [17], [18], [19], [20], [21], [22], ведомственные акты [14], [15].
Цель данной дипломной работы – разработка мер по совершенствованию деятельности муниципального архива на примере Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета города Казани.
Основные задачи:
- выявить сущность архивной деятельности;
- охарактеризовать нормативно-правовое регулирование архивной деятельности;
- исследовать особенности функционирования муниципального архива;
- дать характеристику муниципальному архиву Исполнительного комитета МО г.Казани;
- проанализировать организацию деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани;
- выявить проблемы в деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани;
- предложить мероприятия по совершенствованию управления муниципальным архивом;
- дать организационное, правовое и экономическое обоснование мероприятий.
Объект дипломного исследования – деятельность муниципального архива. Предмет исследования – технологии организации деятельности и управление муниципальным архивом на примере Управления муниципальным архивом Исполнительного комитета муниципальное образование г.Казань .
Методами сбора и обработки информации использованными в данной работе явились как общетеоретические методы исследования, такие как анализ, сравнение, синтез эмпирических данных, так и частно-научные методы, в частности: наблюдение, статистический анализ.
Структурно работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованной литературы.
Во введении обозначается актуальность темы совершенствования муниципального архива, указывается цель и задачи исследования, объект и предмет исследования, а также приводится методическая, теоретико-эмпирическая основы, дается структура работы.
В первой главе работы рассматриваются теоретические и правовые основы архивной деятельности, а именно сущность архивной деятельности, нормативно-правовое регулирование архивной деятельности, особенности функционирования муниципального архива.
Во второй главе исследования анализируется деятельность муниципального архива Исполнительного комитета г.Казани, а именно дается общая характеристика архива, анализируется организация деятельности архива, и выявляются основные проблемы в управлении архивной деятельностью в Исполнительном комитете г.Казани.
В третьей главе работы предлагается проект мероприятий по совершенствованию деятельности муниципального архива Исполнительного комитета г.Казани, в частности дается характеристика основных мер совершенствования, а также данные меры обосновываются в правовом, организационном и экономических аспектах.
В заключении приводятся итоговые выводы по проведенному исследованию.
В списке использованной литературы указываются источники и литература, которая была использована для написания работы.

Введение 3
1. Теоретические и правовые основы архивной деятельности 8
1.1. Сущность архивной деятельности 8
1.2. Нормативно-правовое регулирование архивной деятельности 15
1.3. Особенности функционирования муниципального архива 21
2. Анализ деятельности муниципального архива Исполнительного комитета муниципального образования г.Казани 28
2.1. Общая характеристика муниципального архива Исполнительного комитета муниципального образования г.Казани 28
2.2. Организация деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани 39
2.3. Исследование проблем в деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани 49
3. Проект мероприятий по совершенствованию деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани 56
3.1. Характеристика предлагаемых мероприятий 56
3.2. Организационное и правовое обоснование мероприятий 64
3.3. Экономическое обоснование вводимых мероприятий 71
Заключение 77
Список использованной литературы 81

Заключение

Таким образом, подводя итоги исследованию, стоит объединить выводы по каждому разделу дипломной работы.
В ходе исследования были решены соответствующие задачи, а именно выявлена сущность архивной деятельности; охарактеризовано нормативно-правовое регулирование архивной деятельности; исследованы особенности функционирования муниципального архива; дана характеристика муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани; проанализирована организация деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани; выявлены проблемы в деятельности муниципального архива Исполнительного комитета МО г.Казани; предложены мероприятия по совершенствованию управления муниципальным архивом; дано организационное, правовое и экономическое обоснование мероприятий.
Архивная система – это совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых и взаимодействующих элементов, обеспечивающих выполнение следующих функций: создание, обработка, передача на хранение, обеспечение сохранности и использование документов.
В настоящее время действует сеть архивов разного уровня, в частности выделяют:
- федеральные архивы,
- государственные архивы субъектов РФ;
- муниципальные архивы.
Также следует выделять архивы музеев и библиотек, ведомственные архивы и депозитарное хранение.
Нормативно- правовое регулирование обеспечивает регламентацию архивной деятельности при этом, подчеркивая, что данная деятельность является в первую очередь деятельность органов власти как федерального, так и муниципального уровня. Нормативно - правовое регулирование основывается на Конституции РФ, федеральных законах в области архивного дела, информации и обращения граждан, а также на иных нормативных актах, например муниципального уровня – типовых положениях и административных регламентах.
В современных условиях муниципальный архив играет важную роль в
развитии той или иной территории: решении проблем городского хозяйства, обеспечении социальных гарантий населения.
Одним из приоритетных направлений деятельности муниципального архива является исполнение запросов социально-правового характера граждан в целях обеспечения их конституционных прав. Для улучшения качественного состава принимаемых на хранение документов архивисты оказывают методическую и консультационную помощь делопроизводственным и архивным службам организаций.
Исполнительный комитет формируется Руководителем Исполнительного комитета в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Республики Татарстан и Уставом города Казани. Управление муниципального архива входит в состав исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления города Казани - Исполнительного комитета.
Управление муниципального архива обеспечивает единый порядок формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан и других архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений, находящихся на территории муниципального образования г.Казани.
Анализ деятельности архива показал следующее. За пять лет количество дел в архиве значительно увеличилось, практически в два раза, если в 2006 г. общее количество дел составляло 53546 дел, из них 2066 дел составляют документы постоянного хранения и 51480 дела по личному составу. По состоянию на 1 января 2012 года в архиве числится 99403 дела, из них, из них 2151 дел составляют документы постоянного хранения и 97252 дела по личному составу. Основную часть обращений в управление архива составляют запросы социально-правового характера, направленные на защиту прав, свобод и интересов граждан.
Востребованность архивных документов через интернет-страницу управления повышается с каждым годом: например, если в 2010 году количество пользователей составляло 1372, то в 2011 – уже 3700.
Проблемы Управления муниципального архива Исполнительного комитета г.Казани:
- отсутствие достаточной открытости и прозрачности деятельности- не собственного сайт отдельного;
- недостаточная разработанность информационного взаимодействия;
- отсутствие отдельного органа занимающегося информационными коммуникативными процессами;
- недостаточная информативность населения о возможных услугах Управления муниципального архива Исполнительного комитета г.Казани;
- отсутствие механизма контроля за информацией о нарушении сроков исполнения обращений граждан.
- технологическая разобщенность ведомственных информационных систем,
- проблемы принятия управленческих решений в области информационно- коммуникативного взаимодействия.
Мероприятия
С целью устранения данных недостатков и совершенствования работы архива были предложены следующие мероприятия.
1. Создание новой информационной стратегии, включающей дальнейшее развитие электронного взаимодействия и предоставления электронных услуг;
2. Определение целей эффективного администрирования с соответствующей разработкой их реализации.
3. Внедрение механизмов управления по результатам.
4. Ускорение (мобильность и оперативность) обработки и ввода данных.
5. Совершенствование кадровой политики.
6. Увеличение доли охвата населения по предоставлению услуг архивом.
Эффективность мероприятий
Доля обслуживания граждан и предприятий и организаций должна увеличиться в Управлении муниципального архива Исполнительного комитета г.Казани:
- до 100% доли граждан по вопросам заработной платы от числа обратившихся
- до 48% доли граждан по иным вопросам
- до 30% доли предприятий, организаций, граждан о выдаче заверенных копий организационно-распорядительных документов
- до 80% доли предприятий, организаций, учреждений о принятии документов постоянного и долговременного хранения.

Список использованной литературы

Нормативные акты:
1. Конституция Российской Федерации. // Российская газета 1993 – 25 декабря
2. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»// СЗ РФ 2004. - № 43. ст. 4169.
3. Федеральный закон РФ № 149 от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ 2006. - № 31 (1 ч.), ст. 3448
4. Федеральный закон РФ № 210 от 27.07.2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // СЗ РФ 2010. - № 31, ст. 4179.
5. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ»// СЗ РФ 2006. - № 19, ст. 2060
6. Федеральный закон РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» 06.10.2003 г. // СЗ РФ 2003. - № 40. Ст. 3822
7. Постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 г. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»// СЗ РФ 2009. - № 25, ст. 3060
8. Постановление Правительства РФ № 754 от 22.09.2009 г. «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // СЗ РФ 2009. - № 39, ст. 4614
9. Распоряжение Правительства РФ № 1403-р от 02.10.2009 г. «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
10. Распоряжение Правительства РФ № 442-р от 17.03.2011 «Об утверждении перечня документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде»
11. Распоряжение Правительства РФ № 654-р от 15.04.2011 г. «О базовых государственных информационных ресурсах».
12. Положение о Федеральном архивном агентстве // утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации № 290 от 17.06.2004 г.
13. Правила организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
14. Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г.
15. Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011– 2020 гг.)
16. Устав города Казани // [Электронный ресурс]: http://www.protown.ru/russia/city/articles/articles_1116.html
17. Закон РТ «О муниципальной службе»// РТ №5 – ЗРТ, от 17.01.2008
18. Положение об Управлении муниципального архива Исполнительного комитета муниципального образования г.Казани // Утверждено постановлением Руководителя Исполнительного комитета муниципального образования г.Казани от 29.05.2006 №1067.




Специальная литература:
19. Алексеева Е.В.Архивоведение – М.: Академия, 2006
20. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения. - Волгоград, 2008.
21. Гатиатулин А. С. Гамилов А. С. Некоторые аспекты деятельности ведомственного архива // Деньги и кредит 2011 - № 9. С. 38-41
22. Ибрагимов Д. Система непрерывного образования архивистов Татарстана // Гасырлар авазы=Эхо веков 2011. - № 3-4. С. 5-10
23. Каменева Е.М. Эволюция формирования электронного комплекта документов по архивному делу: правовые и информационные аспекты (1999–2003 гг.) // Российское право в Интернете 2004 - № 3. С. 6
24. Карпов А.В. Психология принятия управленческих решений. М., 2006
25. Лыксокова В.Ц. Муниципальные архивы Республики Бурятия в условиях административной реформы // Власть. 2008. № 9. С. 72-74.
26. Мальцев А.Н. Качество регламентации публичных услуг в ходе административной реформы // Власть. 2009. № 12. С. 42
27. Молотков Ю.И., Романенко Е.В. Управление кадровым потенциалом и оценка его качества на примере архивных учреждений субъекта РФ // Современные исследования социальных проблем 2012 - № 4. С. 14-18
28. Муниципальные стратегии – сделано в Росии. – М.: аспект пресс, 2008
29. Чередниченко И. П., Тельных Н. В. Психология управления / Серия «Учебники для высшей школы». — Ростов-на Дону: Феникс, 2004.
30. Штукова С.В. Перспективы исследования архивной системы как института социального управления // Теория и практика общественного развития 2012 - № 10. С. 45-48




Эмпирические материалы:

31. Доклад начальника управления муниципального архива Исполнительного комитета г.Казани М.М. Файзрахмановой на аппаратном совещании 5 марта 2012 г. «Об итогах работы управления муниципального архива в 2011 году»
32. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
33. Этический кодекс муниципального служащего Исполнительного комитета г.Казани
34. Составление архивных описей – Методические рекомендации
35. Отчет о деятельности Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г.Казани в 2006 году
36. Отчет о деятельности Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г.Казани в 2007 году
37. Отчет о деятельности Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г.Казани в 2008 году
38. Отчет о деятельности Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г.Казани в 2009 году
39. Отчет о деятельности Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г.Казани в 2010 году
40. Отчет о деятельности Управления муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г.Казани в 2011 году
41. Типовая инструкция по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани
42. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
43. Регламент передачи архивных документов ликвидируемых организаций в государственные и муниципальные архивы Республики Татарстан
44. Штатное расписание Управления муниципального архива Исполкома г.Казани трудовыми ресурсами.

Источники удаленного доступа:

45. Выступление Руководителя Федерального архивного агентства, доктора исторических наук А.Н. Артизова на II Всероссийском съезде учителей истории и обществознания (12 декабря 2012 г.) // [Электронный ресурс]: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2012-history.shtml
46. Доклад Руководителя Федерального архивного агентства, доктора исторических наук А.Н.Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива (Москва, 14 марта 2012 г.) // [Электронный ресурс]: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2012-kollegia.shtml
47. Еремченко В. А. О работе архивных учреждений по исполнению социально-правовых запросов граждан // Сайт ФАА : о Росархиве : деятельность : отчеты, доклады Федеральной архивной службы – Режим доступа : //http:// rusarchives.ru
48. Козлов В. П. Вопросы деятельности архивных учреждений в условиях экономического кризиса // Сайт ФАА : о Росархиве : деятельность : отчеты, доклады Федеральной архивной службы – Режим доступа : //http:// rusarchives.ru
49. О Росархиве // [Электронный ресурс]: http://archives.ru/about.shtml
50. Структура Исполнительного комитета г.Казани // [Электронный ресурс]: http://www.kzn.ru/old/ispolkom_start