На нашем сайте вы можете заказать учебную работу напрямую у любого из 72000 авторов, не переплачивая агентствам и другим посредникам. Ниже приведен пример уже выполненной работы нашими авторами!
Помоги! Срочно выполнить курсовую работу по документоведению и архивоведению. Есть буквально 3 дня. Тема работы «Организация и особенности передачи дел на хранение от структурного подразделения в архив предприятия ( на примере ОАО СК «Альянс» ).
».
На нашем сайте вы можете заказать учебную работу напрямую у любого из 72000 авторов, не переплачивая агентствам и другим посредникам. Ниже приведен пример уже выполненной работы нашими авторами!
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей работы, работа с документами должна иметь отработанный порядок.
Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, которая составляется и оформляется в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В данной работе автором был рассмотрен процесс передачи дел в архив организации.
Процесс передачи дел в архив представляет собой определенную процедуру действий. Как уже выше было сказано данный процесс состоит из определенных этапов, где основным среди них является определение ценности документов. Проведение оценки ценности документов основывается на определенных принцах, критериях. Также с
Показать всепециалисты по делопроизводству при проведении экспертизы ценности документов используют в работе свойства документов, которые оказывают сильное влияние на практическую значимость. Проводя данный анализ специалист, может получить информацию о его авторе, о правдивости документа, что немаловажно для получателя документа.
Далее на примере конкретной организации ОАО СК «Альянс» был рассмотрен и проанализирован процесс организации передачи дел в архив. Процесс как было установлено начинается с составления и утверждения номенклатуры дел, который ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурном подразделении (отдел кадров) возлагается на специалиста по кадрам.
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Также это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации.
Номенклатура дел ОАО СК «Альянс» выполняет следующие задачи:
закрепление индексов дел;
систематизация дел;
установление сроков хранения дел;
учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Распорядительные документы в ОАО СК «Альянс» формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Завершающим этапом работы с документами, является подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению.
Специалист по кадрам отобранные документы дела подшивает, переплетает, и составляет сличительную опись дел, после которой составляет заверительный лист и оформляет обложку дела.
Документы упорядочиваются и хранятся для использования их самой организацией в справочных целях и для пополнения документами, имеющими важное научно-историческое значение Архивного фонда Российской Федерации.
В ОАО СК «Альянс» существует свой архив, принципы работы которого регламентирует специально созданный документ «Основные правила работы архива ОАО СК «Альянс». Скрыть
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы данной работы объясняется тем, что в настоящее время на любом предприятии, как в России, так и в другой стране создаются различные виды документов. Документы несут в себе определенную информацию и играют главную в деятельности самого предприятия, а также в жизни государства. Так как некоторые документы предприятия имеют очень важное значение для государства. Ведь, как известно без документов, невозможно составить какие либо планы будь-то оперативные или стратегические, вывести какие данные по деятельности и т.д.
Документы в жизни деятельности делятся условно на документы, которые имеют разовое значение, и актуальность при этом может потеряться сразу после их составления и оформления. Вторая же группа составляют определенные документы, которые свою сущность не тер
Показать всеяют даже по истечению определенного количества времени. Помимо двух указанных групп существует еще одна группа документов, где сущность данных документов не теряет свое значение неограниченно количество времени. Документы данной группы обычно хранятся постоянно. Процесс хранения таких документов происходит либо в архивах предприятий, либо в государственных архивах. Для того чтобы передать документы в архив необходимо в первую очередь произвести отбор документации. В связи с этим в первую очередь специалистам делопроизводства необходимо произвести определение ценности документов.
Ценность документа при этом подразделяет на политические, экономические, социально-культурные, научно-исторические значения. Для этого создаются экспертные комиссии, которые для определения ценности документа используют различные критерии, свойства, принципы при определенном порядке оценки документов. На основании всего вышесказанного тема данной работы на сегодняшний день является актуальной.
Главная цель данной работы состоит в том, чтобы выявить особенности организации передачи дел в архив от структурного подразделения.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. рассмотреть теоретические аспекты передачи дел в архив;
2. изучить особенности оценки документов;
3. охарактеризовать нормативно-правовое регулирование передачи дел в архив;
4. исследовать проведение передачи дел в архив, на примере компании ОАО СК «Альянс».
Объектом исследования является компания ОАО СК «Альянс».
Предметом исследования является выявление особенностей организации передачи дел в архив от структурного подразделения.
Теоретическую и методологическую базу исследования составили публикации, монографии, учебники, раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы архивного хранения в современном делопроизводстве.
В работе так же были использованы законодательные и нормативные источники по обеспечению процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют организацию передачи дел в архив.
В качестве инструментария применялись методы анализа научной и информационной базы, синтеза полученных данных в теоретических выводах и практические рекомендации.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Скрыть
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА В ОРГАНИЗАЦИЯХ 5
1.1. Организация передачи дел на хранение в архив 5
1.2 Свойства документов влияющие на практическую значимость 10
1.3. Нормативно-правовое регулирование передачи дел в архив 14
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ НА ПРИМЕРЕ ОАО СК «АЛЬЯНС» 21
2.1. Краткая характеристика страховой компании ОАО СК «Альянс» 21
2.2. Процесс подготовки дел к передаче на хранение в ОАО СК «Альянс» 23
2.3. Передача дел в архив ОАО СК «Альянс» 31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 39
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 41
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 44
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1. Нормативно-правовые источники
1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (1994) 1-4часть. – М.: Юрайт, 2008 – 555с.
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169
4. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060.
5. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных
Показать вседокументов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. № 38.
1.2. Нормативно-методическая литература
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти// Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
8. Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения// Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558
10. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук // утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893
2. Литература
11. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учебное пособие/ А.Н. Белов, А.А. Белов. – 5-ое Изд; доп. и перераб. – М.: Эксмо, 2005. – 621с.
12. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: Уч. пособие - Волгоград: Изд-во,. ВолГУ 2008. – 92с.
13. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие- Волгоград: Изд-во, ВолГУ 2001.-96с.
14. Вовкотруб О.В. Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132 с.
15. Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебник/ О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7-ое изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 376с.
16. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: учебник для вузов/ ред. Т.В. Кузнецова. – М.: МЦФЭР, 2010. – 344с.
17. Ленкевич Л.А. Секретарь – референт. Делопроизводство : учебное пособие/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 80с.
18. Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарь референт. – 2011. – № 1. – С. 87–89.
19. Рой О. Исследования социально-экономических и политических процессов. СПб: Питер, 2004. – 364с.
20. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – Изд-е 3-ое. перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2003. – 368с.
21. Соколов В.С. Документальное обеспечение управления: учебник/ В.С. Соколов. – 2-ое изд. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 176с.
22. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия/ Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2003. – 192с.
23. Филина Ф.Н. Справочник кадровика. Полное практическое руководство / ред. Ф.Н. Филина. – М.: Гросс Медиа: Росбух, 2008. – 512с.
24. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 17-21.
Интернет - источники
25. Гильдия Управляющая документацией [Электронный ресурс]. – URL: http://www.gdm.ru
26. Архивное законодательство РФ (текст правовых и нормативных документов) // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]- URL: http://www.rusarchivus.ru
27. Официальный сайт ОАО «Альянс» [Электронный ресурс] URL: http://www.allianz.ru
28. Деловые журналы Делопресс [Электронный ресурс]: URL:http://www/delo-press.ru
29. Делопроизводство [Электронный ресурс]- URL: http://delpro.narod.ru
30. Правовые и нормативные документы по архивному делу и делопроизводству // Официальный сайт компании «Электронные Офисные Системы» [Электронный ресурс]- URL: http://www.eos.ru Скрыть
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации12 министерства и иные федеральные органы исполнительной власти могут издавать акты, содержащие нормы гражданского права, в случаях и в пределах, предусмотренных настоящим кодексом, другими законами и иными правовыми актами. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»13, является основополагающим в вопросах хранения документов, который регулирует отношения в сфере организации и хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организаций и предприятий незав
Показать всеисимо от их форм собственности.
В законе даны определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В их числе – определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственных архивов, депозитарного хранения и др.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
Таким образом, экспертиза ценности документа регулируется в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве (утв. Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290). Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации и его возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации по представлению Министра культуры РФ.
Росархивом осуществляется регулирование постановки делопроизводства в федеральных органах государственной власти, в первую очередь с помощью утверждения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также через согласование конкретных инструкций по делопроизводству».
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060) в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.14
Следующим можно назвать Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве, Утвержденное приказом Росархива от «02» мая 2007 г. № 22. С помощью данного положения производится ЦЭПК осуществляет поставленные перед ними задачи, а именно определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации; рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;. осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) федеральных органов государственной власти, организаций.
Проведение экспертизы ценности документа невозможно проводить без установленных Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук15.
В данных правилах действия которые необходимо производить государственным и муниципальным архивам, музеям, библиотекам, организациям Российской академии наук, которые в соответствии с законодательством РФ осуществляют постоянное хранении документов Архивного фонда РФ, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Данный Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.16
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.17
Основным документом, устанавливающим общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, являются требования к оформлению организационно-распорядительных документов установленные Государственным стандартом ГОСТ Р 51141-98. Данный ГОСТ устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.18
В дополнение к основным определениям, установленным в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в новом стандарте установлены определения для таких терминов, как «дополнительные материалы к документу», «информационное взаимодействие систем управления документами», «отправитель электронного сообщения», «получатель электронного сообщения», «регистрационно-контрольные данные о документе», «XML-документ», «электронное сообщение»19.
Изученные в ходе следования различные законодательные и нормативные акты рекомендуются всем организациям вне зависимости от правовых форм собственности. Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, Положение о создании экспертной комиссии.
В настоящее время в нашей стране регламентация работы с документами находится в стадии становления. И специалисты в области документационного обеспечения управления обязаны знать действующее законодательство России и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне. Далее на примере конкретной организации ОАО СК «Альянс» рассмотрим и проанализируем процесс организации передачи документов в архив.
ВЫВОДЫ. На основании всего вышесказанного можно подвести небольшой итог. Процесс передачи дел в архив представляет собой определенную процедуру действий. Как уже выше было сказано данный процесс состоит из определенных этапов, где основным среди них является определение ценности документов. Проведение оценки ценности документов основывается на определенных принцах, критериях. Также специалисты по делопроизводству при проведении экспертизы ценности документов используют в работе свойства документов, которые оказывают сильное влияние на практическую значимость. Проводя данный анализ специалист, может получить информацию о его авторе, о правдивости документа, что немаловажно для получателя документа. Как известно любое действие регламентируются нормативно - правовыми документами, которые также были рассмотрены в данной главе. Но для того чтобы более предметно разобраться в поставленной цели, нами в следующей главе на примере ОАО СК «Альянс» будет более подробно рассмотрен процесс передачи дел от структурного подразделения в архив.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ НА ПРИМЕРЕ ОАО СК «АЛЬЯНС»
2.1. Краткая характеристика страховой компании ОАО СК «Альянс»
ОАО Страховая компания «Альянс» - крупная страховая компания зарегистрированная в России в 1992 году. В декабре 2011 года компания изменила свое наименование с ОАО Страховая Компания «Росно» на ОАО СК «Альянс». Основным видом деятельности Альянс и его дочерних компаний является предоставление страховых услуг. Помимо этого, его дочерняя компания ОАО «Альянс Инвестиции» оказывает услуги по управлению активами на территории Российской Федерации. Группа работает на основании лицензии на осуществление страховой деятельности и перестрахования (№0290 77 от 28 декабря 2011 года), выданной Федеральной службой по финансовым рынкам Российской Федерации20. Группа имеет лицензию профессионального участника рынка ценных бумаг (№077-09185-001000 от 8 июня 2006 года) на ведение инвестиционной деятельности. Группа также взаимодействует с Государственным фондом обязательного медицинского страхования (ГФОМС), который осуществляет программы обязательного медицинского страхования с целью обеспечения граждан Российской Федерации бесплатными медицинскими услугами. Программа осуществляется через определенный круг страховых компаний, в число которых входят компании Группы. Группа взаимодействует с фондом с целью управления частью данной программы и получает комиссионное вознаграждение за оказание таких услуг.
2 апреля 2012 года произошло юридическое слияние компаний ОАО СК «Альянс», ЗАО «САК Альянс», ОАО СК «Прогресс-Гарант», ЗАО «Рискон» и ЗАО СО «Прогресс». С этой даты объединенная компания действует как ОАО СК «Альянс».
По состоянию на 31 декабря 2012 и 2011 года 100% акций Компании принадлежит международной страховой компании Allianz SE, публикующей общедоступную финансовую отчетность
По состоянию на 31 декабря 2012 года Компания имеет 89 филиалов (2011 год: 89 филиалов) на территории Российской Федерации; дочерние предприятия Компании имеют 130 филиалов (2011 год: 128 филиалов). Зарубежная сеть ОАО СК «Альянс» включает в себя дочернюю компанию в Украине и представительства в Казахстане и Узбекистане.
Рисунок 1. Структура группы ОАО «Альянс»21
Далее представим организационную схему одного из филиалов ОАО «Альянс» например г. Санкт-Петербурга.
Рисунок 2. Организационная структура филиала ОАО «Альянс» в г. Санкт-Петербурге
Структура управления линейно-функциональная. Основу структуры составляет принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Основным достоинством данной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым компетентность управления в целом. Преимуществом линейно-функциональной структуры является ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом. Недостатки усугубляются на практике за счет: превышение норм управляемости у директоров и их заместителей и формирования нерациональных информационных потоков.
Сегодня в компании работают более 2000 только штатных высокопрофессиональных сотрудников. Благодаря высокой квалификации персонала компания может обеспечить профессиональное оперативное обслуживание. Сотрудники Страховой группы оказывают всестороннюю поддержку клиентам на протяжении всего срока действия договора страхования.
2.2. Процесс подготовки дел к передаче на хранение в ОАО СК «Альянс»
Организация текущего хранения документов в ОАО СК «Альянс» осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим архивным законодательством и соответствующими нормативными документами, регламентирующими особенности организации хранения документации.
Хранение документов, образующихся в процессе деятельности любой организации, осуществляется на трех стадиях: делопроизводственное хранение, ведомственное хранение, архивное или государственное хранение. В отечественной системе делопроизводства принято хранить исполненные документы, как правило, не менее трех лет по месту их создания. После этого срока часть из них может быть уничтожена, в связи с утратой практической ценности и научной значимости, а другая часть должна быть передана в архив организации для долговременного хранения. В первую очередь речь идет об определенной системе в хранении документов. Эта система или другими словами упорядоченность связана с двумя взаимосвязанными элементами - формированием дел и номенклатурой дел22.
Номенклатура дел
В соответствии с существующими требованиями в ОАО СК «Альянс» составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОАО СК «Альянс», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел ОАО СК «Альянс» выполняет следующие задачи:
- закрепление индексов дел;
- систематизация дел;
- установление сроков хранения дел;
- учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые и поступающие в организацию. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения и основным учетным документом в кадровом делопроизводстве ОАО СК «Альянс».
При составлении номенклатуры дел ОАО СК «Альянс», разработчики (в данном случае отдел кадров ОАО СК «Альянс») руководствуются учредительными документами ОАО СК «Альянс», положениями о структурных подразделениях, структурой организации, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатуры могут быть общими на всю организацию либо составляться отдельно в структурных подразделениях. Основания классификации дел в целях составления номенклатуры выбираются ОАО СК «Альянс» самостоятельно. Такими основаниями могут быть, например, кадровое делопроизводство.
После завершения отчетного периода документы передаются в архив. В соответствии с требованиями действующего законодательства хранению подлежат оригиналы документов. В случае если оригинал документа утерян, необходимо хранить нотариально заверенную копию документа. Сроки хранения документов устанавливаются организацией самостоятельно с учетом требований законодательства. Например, некоторые документы должны храниться до ликвидации организации, для некоторых документов установлены другие сроки хранения – от 5 до 45 лет23.
Обеспечение сохранности документов в период срока его хранения лежит на руководителе департамента персонала ОАО СК «Альянс».
Номенклатура дел структурного подразделения ОАО СК «Альянс» составляется специалистом по кадрам, согласовывается с заведующим архивом ОАО СК «Альянс» и подписывается руководителем структурного подразделения ОАО СК «Альянс».
Номенклатуры дел отдела кадров ОАО СК «Альянс» на следующий год разрабатываются в последнем квартале текущего года (см. Приложение 1).
Формирование дел
Организация хранения документов в целом по ОАО СК «Альянс» находится в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.
Работа по формированию дел в ОАО СК «Альянс» состоит из следующих операций:
1. распределение исполненных документов по делам;
2. расположение документов внутри дела;
3. оформление обложки дела.
В ОАО СК «Альянс» формируются децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. Так, как распорядительные и организационные документы формируют в дела службой ДОУ, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.
Формирование дел в структурных подразделениях например, в отделе кадров осуществляется специалистом по кадрам.
Для это специалист подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…».
От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела в ОАО СК «Альянс» располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
Часто приказы и другие документы в ОАО СК «Альянс» располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.
Другой подход применяется, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке в ОАО СК «Альянс» группируют, например, заявления и жалобы граждан.
Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.
Распорядительные документы в ОАО СК «Альянс» формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:
Приказы по основной деятельности
о штатном расписании (утверждение, изменение)
об утверждении инструкций
о порядке проведения аттестаций
по производственным вопросам
Приказы по личному составу
о приеме на работу
об увольнении
о переводе
о направлении в командировку
о предоставлении отпуска
о поощрении
о наложении дисциплинарного взыскания
Так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Другие документы формируются в дела с учетом авторского признака:
1. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
трудовые книжки
трудовые договоры и изменения к ним
копии приказов по личному составу
2. Информационно-расчетные документы
личные карточки работников
личные дела сотрудников
табель учета рабочего времени
3. Внутренняя служебная переписка
заявления работников
служебные записки
объяснительные
докладные
представления
4. Журналы (книги) учета и регистрации
регистрации трудовых договоров
регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении
регистрации приказов о предоставлении отпуска
регистрации приказов о командировках работников
регистрации командировочных удостоверений
регистрации служебных заданий
регистрации локальных нормативных актов
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
журнал учета мероприятий по контролю
журнал учета прохождения инструктажа по охране труда Скрыть
Автор24 - это фриланс-биржа. Все работы, представленные на сайте, загружены нашими пользователями, которые согласились с правилами размещения работ на ресурсе и обладают всеми необходимыми авторскими правами на данные работы. Скачивая работу вы соглашаетесь с тем что она не будет выдана за свою, а будет использована исключительно как пример или первоисточник с обязательной ссылкой на авторство работы.
Если вы правообладатель и считаете что данная работа здесь размещена без вашего разрешения - пожалуйста, заполните форму и мы обязательно удалим ее с сайта.
Заполнить форму
Оценим бесплатно
за 10 минут
Эта работа вам не подошла?
У наших авторов вы можете заказать любую учебную работу от 200 руб.
Оформите заказ и авторы начнут откликаться уже через 10 минут!
Заказать курсовую работу
