Организация и особенности передачи дел на хранение от структурного подразделения в архив предприятия ( на примере ОАО СК «Альянс» ).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей работы, работа с документами должна иметь отработанный порядок.
Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, которая составляется и оформляется в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В данной работе автором был рассмотрен процесс передачи дел в архив организации.
Процесс передачи дел в архив представляет собой определенную процедуру действий. Как уже выше было сказано данный процесс состоит из определенных этапов, где основным среди них является определение ценности документов. Проведение оценки ценности документов основывается на определенных принцах, критериях. Также с Показать все пециалисты по делопроизводству при проведении экспертизы ценности документов используют в работе свойства документов, которые оказывают сильное влияние на практическую значимость. Проводя данный анализ специалист, может получить информацию о его авторе, о правдивости документа, что немаловажно для получателя документа.
Далее на примере конкретной организации ОАО СК «Альянс» был рассмотрен и проанализирован процесс организации передачи дел в архив. Процесс как было установлено начинается с составления и утверждения номенклатуры дел, который ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурном подразделении (отдел кадров) возлагается на специалиста по кадрам.
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Также это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации.
Номенклатура дел ОАО СК «Альянс» выполняет следующие задачи:
 закрепление индексов дел;
 систематизация дел;
 установление сроков хранения дел;
 учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Распорядительные документы в ОАО СК «Альянс» формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Завершающим этапом работы с документами, является подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению.
Специалист по кадрам отобранные документы дела подшивает, переплетает, и составляет сличительную опись дел, после которой составляет заверительный лист и оформляет обложку дела.
Документы упорядочиваются и хранятся для использования их самой организацией в справочных целях и для пополнения документами, имеющими важное научно-историческое значение Архивного фонда Российской Федерации.
В ОАО СК «Альянс» существует свой архив, принципы работы которого регламентирует специально созданный документ «Основные правила работы архива ОАО СК «Альянс».
Скрыть