Спасибо!
Информация о работе
Подробнее о работе
Организация работы с конфиденциальными документами и ее совершенствование (на примере конкретной организации)
- 46 страниц
- 2016 год
- 426 просмотров
- 1 покупка
Гарантия сервиса Автор24
Уникальность не ниже 50%
Фрагменты работ
На современном этапе управления совершенствование деятельности организации, повышение уровня и эффективности управленческих решений во многом зависит от рациональности поставленного процесса документационного обеспечения, которое является неотъемлемой частью процесса принятия управленческих решений на всех этапах его реализации (получение, обработка, анализ информации, подготовка и принятие решения). Особое место в системе документооборота занимает работа с конфиденциальными документы, эффективность системы которой предопределяет степень защиты и экономическую безопасность компании.
Реализация задач работы с конфиденциальными документами возможна лишь при условии следования нормативно-правовым актам, регламентирующим данную деятельность, а также выбора оптимальных методов и средств, в зависимости от особенностей деятельности организации. Этим обусловлена актуальность вопроса исследования основных направлений совершенствования системы конфиденциального документооборота.
Объект исследования: ООО «Евросеть - Ритейл».
Предмет исследования: процессы работы с конфиденциальными документами.
Цель исследования – на основе анализа деятельности и системы работы с конфиденциальными документами ООО «Евросеть - Ритейл» разработать систему мер по повышению эффективности конфиденциального документооборота.
Для достижения данной цели были сформулированы следующие задачи:
1. Изучить особенности и принципы организации конфиденциального делопроизводства.
2. Выполнить анализ нормативно-правовой базы организации работы с конфиденциальными документами.
3. Изучить особенности деятельности ООО «Евросеть - Ритейл» и особенности организации работы с конфиденциальными документами в компании.
4. На основе анализа выявить проблемы организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл».
5. Разработать систему мер по повышению эффективности организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл».
Информационную базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию работы с конфиденциальными документами, а также нормативные акты ООО «Евросеть - Ритейл».
В ходе исследования использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический.
Введение 4
1. Теоретико-методологические аспекты организации работы с конфиденциальными документами 6
1.1. Нормативно-правовая база работы с конфиденциальными документами 6
1.2. Принципы и приемы организации работы с конфиденциальными документами 8
1.3. Особенности и принципы реализации системы конфиденциального делопроизводства 15
2. Анализ организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-ритейл» 22
2.1. Краткая характеристика деятельности ООО «Евросеть-Ритейл» 22
2.2. Анализ процесса работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 25
2.3. Проблемы организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 26
Рисунок 1 - Динамика объема конфиденциального документопотока в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2015-2016 гг., % 28
Рисунок 2 - Структура конфиденциального документооборота в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2016 году 29
3. Совершенствование организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 31
3.1. Разработка системы мероприятий по совершенствованию работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 31
3.2. Оценка затрат по совершенствованию работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 38
Заключение 43
Список использованной литературы 46
Основным направлением исследования в данной работе являлся анализ деятельности ООО «Евросеть - Ритейл» по направлению работы с конфиденциальными документами.
В ходе исследования было выявлено, что общество с ограниченной ответственностью «Евросеть - Ритейл» является юридическим лицом, действуя на основании Устава и законодательства Российской Федерации и осуществляет свою деятельность на основании достаточно широкой базы нормативно-правовой документации, которую можно классифицировать следующим образом:
1. Законы, нормативные акты, положения, рекомендации федерального, регионального значения, регламентирующие деятельность организации, ее организационно-правовую форму и систему управления.
2. Стандарты, положения, рекомендации, на основании которых реализуется технологический процесс в организации.
3. Локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие организационно-управленческую структуру, трудовые отношения, взаимодействие со сторонними организациями.
Анализ показал, что в основе организации конфиденциального документооборота ООО «Евросеть - Ритейл» лежит нормативно-правовая база, представляющая собой совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования указанного типа документов в текущей деятельности организации. Данная нормативная база регулирует:
правила оформления конфиденциальных документов;
правила работы с конфиденциальными документами;
порядок передачи конфиденциальных документов на архивное хранение.
В процессе исследования было выявлено, что в структуре службы делопроизводства ООО «Евросеть - Ритейл» отсутствует отдел по работе с конфиденциальными документами, что является одной из основных проблем в организации конфиденциального документооборота. Кроме того, были выявлены следующие недостатки:
большой и постоянно увеличивающийся объем обрабатываемых документов;
усложненные схемы согласования документов;
отсутствие в реальном времени информации об исполнении;
в системе работы с конфиденциальными документами не используются электронные системы документооборота.
Устранение указанных недостатков организации системы конфиденциального документооборота предлагается реализовать на основании следующих мероприятий:
1. Введение в структуру организации отдела по работе с конфиденциальными документами, что позволит локализовать всю деятельность по конфиденциальному документообороту.
1. Внедрить в деятельность отдела по работе с конфиденциальными документами DLP-систему InfoWatch, использование которой направлено на обеспечение защиты конфиденциальных данных.
Расчеты, приведенные в исследовании, показали, что в штатное расписание компании целесообразно включить 2 единицы персонала, которых будет достаточно для обеспечения эффективного функционирования отдела по работе с конфиденциальными документами. При этом общий объем затрат составит 182860 руб. Указанные меры позволят:
1. Стандартизировать выполнений всех операций с конфиденциальными документами.
2. Повысить уровень взаимодействия между подразделения организации.
Таким образом, на основании анализа особенностей деятельности и оценки эффективности организации системы конфиденциального документооборота в ООО «Евросеть - Ритейл» в работе приведены основные направления решения выявленных проблем, реализация которых позволит оптимизировать процессы конфиденциального документооборота и, как следствие, повысить эффективность деятельности ООО «Евросеть - Ритейл» и обеспечить безопасность как во внутреннем взаимодействии, так и организации внешних связей.
3. Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года. // Рос.газета. – 1993. – 25 декабря.
4. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. От 01.09.2015г).
5. Федеральный закон от 08.02.0998 №14-ФЗ (ред. от 29.12.2015г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью»
6. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28.11.2015 № 357-ФЗ )
7. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. 12.03.2014 г.).
8. Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011г. № 63 – ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 1.07.2015).
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.
11. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014.
Текущий архив предприятия
12. Устав ООО «Евросеть - Ритейл».
13. Штатное расписание ООО «Евросеть - Ритейл».
Теоретическая литература
14. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – 200 с.
15. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн.для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей [Текст] / В. И. Андреева. – 3-е изд., перераб. и доп. – М., 2011. – 222 с.
16. Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 10.
17. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2014. – 256 с.
18. Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. Докл. и сообщ. на шестой международ. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 69-72.
19. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст] / Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 34-40.
20. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 6. – С. 6-18.
21. Иритикова, В.С. Резолюции и поручения: правильное оформление в целях контроля и организации документооборота». // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – № 8. – С. 8-16.
22. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот : учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дѐмушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2014. – 500 с.
23. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2011. – № 5. – С. 12-19.
24. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – ЗАО Юстицинформ, 2011 г.
25. Санкина Л.В., Быкова Т.А. «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)».- М., МЦФЭР, 2005
26. Чуковенков, А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. – 2009. – № 5. – С. 28-38.
Форма заказа новой работы
Не подошла эта работа?
Закажи новую работу, сделанную по твоим требованиям
