Автоматизация предприятия средствами СУБД Access

Цель курсовой работы - автоматизация предприятия средствами СУБД Access и проведение анализа данных в MS Excel.
Объект исследования – возможности СУБД Access и MS Excel.
Задачи исследования – создание базы данных, которая содержала бы полную информацию по выбранной теме.
Предмет исследования – база данных.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка используемой литературы.

ВВЕДЕНИЕ 4
ГЛАВА 1 АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИЙ 6
1.1 Информатизация в работе компьютерного магазина 6
1.2 Технологии хранения данных 8
1.3 Технология анализа данных 10
1.4 Технологии представления данных 16
1.5 Выводы и требования к проекту 21
ГЛАВА 2 МОДЕЛЬ 22
2.1 Задачи модели 22
2.2 Модель данных задач 22
2.3 Задачи анализа данных 27
2.4 Задачи представления данных 28
ГЛАВА 3 СОЗДАНИЕ ПРОЕКТА 29
3.1 Формирование базы данных 29
3.2 Анализ данных в MS Access 40
3.2 Анализ данных в MS Excel 44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 61

1.1 Информатизация в работе компьютерного магазина

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д.
...

1.2 Технологии хранения данных

База данных (БД) – организованная структура, предназначенная для хранения информации. Современные БД позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы, с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами.
Если в БД нет никаких данных, то это все равно полноценная БД, т.к. она содержит информацию о структуре базы. Структура базы определяет методы занесения данных и хранения их в базе.
БД могут содержать различные объекты. Основными объектами БД являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.
Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, то ее структура образована набором полей.
...

1.3 Технология анализа данных

Рассмотрим средства анализа данных.
Информационные технологии Excel доступны пользователям различной квалификации – от конечных пользователей до профессиональных программистов. Конечные пользователи, как правило, ограничиваются заполнением таблиц данными, заданием простейших расчетных формул, командами меню. Продвинутые пользователи создают комплексные информационные технологии, основанные на применении всего арсенала средств Excel, в первую очередь, это – набор встроенных функций, стандартные надстройки, решают задачи моделирования и анализа данных, используют возможности Microsoft Excel по интеграции данных и функций обработки других программных средств, и в первую очередь Microsoft Оffice. Профессиональные программисты с помощью инструментальных средств создают законченные приложения и специальные «надстройки» Microsoft Excel, обеспечивающие высокий уровень автоматизации обработки информации.
...

1.4 Технологии представления данных

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Microsoft Office Excel является хорошим инструментом для построения возможных графиков и диаграмм, наглядно отображающих содержащиеся в таблице данные. В Microsoft Office Excel можно создавать диаграммы различного типа: гистограммы, линейчатые диаграммы, графики, круговые диаграммы, точечные диаграммы, диаграмма Ганта, лепестковые диаграммы, и др.
Диаграммы в основном состоят из геометрических объектов (точек, линий, столбиков, фигур различной формы и цвета) и вспомогательных элементов (осей координат, условных обозначений, заголовков и т. п.).
Диаграммы могут быть плоскостные (двумерные) и пространственные. Сравнение и сопоставление геометрических объектов на диаграммах может происходить по различным измерениям: по площади фигуры или ее высоте, по местонахождению точек, по их густоте, по интенсивности цвета и т. д.
...

1.5 Выводы и требования к проекту

Проанализировав вышеизложенную информацию, необходимо разработать базу данных для автоматизации учета товаров в компьютерном магазине в среде MS Access.
Для управления базой данных в курсовом проекте была выбрана СУБД Microsoft Access, так как эта СУБД позволяет очень наглядно и удобно манипулировать данными, создавать необходимые формы, запросы и отчеты.
СУБД Microsoft Access позволяет создавать и использовать следующие объекты.
Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
Необходимо создать:
• таблицы;
• схему данных;
• запросы.
Данные базы данных будут проанализированы в MS Excel. Необходимо:
• подвести итоги;
• создать диаграммы;
• создать сводную таблицу.

ГЛАВА 2 МОДЕЛЬ

2.1 Задачи модели

Задачей разрабатываемого проекта является разработка прототип информационной системы, которая позволяла бы нам .хранить, анализировать, готовить отчеты, сводные ведомости, строить диаграммы, которые отображали бы хозяйственную деятельность выбранного предприятия.
Для хранения данных предполагается использование MS Access. Для анализа MS Excel. Для публикации выберем язык HTML (Hyper-Text Markup Language) - язык разметки гипертекстов.
...

2.2 Модель данных задач

База данных будет состоять из шести таблиц.
Таблица «ГруппыТоваров» будет содержать информацию о группах компьютерных товаров.
В этой таблице будут использоваться следующие поля: КодГруппы, Название. В качестве ключевого поля будет использоваться КодГруппы. Данная таблица будет связана с таблицей КарточкаТовара по полю КодТовара.
Таблица «КарточкаТовара» будет содержать информацию о товаров, закупаемых магазином.
В этой таблице будут использоваться следующие поля: КодТовара, КодГруппы, Наименование, Опт_уе, Розница_уе. В качестве ключевого поля будет использоваться КодТовара. Данная таблица будет связана с таблицами Склад, ГруппыТоваров, Приход, РасходБезнал по полю КодТовара.
Таблица «Поставщик» будет содержать информацию о поставщиках магазина.
В этой таблице будут использоваться следующие поля: КодПоставщика, Имя, Адрес юридический, Р/с, Телефон, Адрес физический. В качестве ключевого поля будет использоваться КодПоставщика.
...

3.1 Формирование базы данных

Для создания базы данных выполним следующие действия.
После запуска СУБД Microsoft Access в появившемся окне выбираем пункт Создать файл.
Затем выбрали Новая база данных, указали имя файла (Магазин компьютерной техники), и нажали кнопку Создать.
Создадим структуру таблицы ГруппыТоваров. Для этого выполним следующую последовательность действий.
В окне базы данных щелкнем по вкладке Таблицы и нажмем кнопку Создать. В результате появится окно Новая таблица, в правой части которого перечислены способы создания таблицы.
Выберем пункт Конструктор и нажмем кнопку ОК, после чего попадем в режим конструктора таблицы.
Создаем поле КодГруппы. Для этого введем в первую строку колонки Имя поля наименование поля КодГруппы и нажмем клавишу Enter; курсор автоматически переместится во вторую колонку Тип данных. Выберем тип данных Счетчик.
Аналогично добавим в таблицу остальные поле Название.
...

3.2 Анализ данных в MS Access

Выборка данных товаров заданной группы.
Запрос в режиме Конструктор представлен на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Товары заданной группы в режиме Конструктор

После запуска запроса появится диалоговое окно, в котором нужно ввести название поставщика (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Ввод параметра

Результат выполнения запроса:

Товары заданной группы
КодТовара
КодГруппы
Наименование
Опт_уе
Розница_уе
1
1
ПК: AMD Athlon 64 3200
437
442
2
1
ПК: AMD Athlon64 3200+/MSI
467
472
3
1
HP iPAQ hx2190, 312 Mhz0
419
422
4
1
HP iPAQ hx2490, 520 Mhz
476
479
5
1
HP iPAQ hx2790, 624 Mhz
541
545
6
1
ASUS Z99H
962
975
7
1
Рюкзак Targus Campus
56
57

Расчет стоимости продаж по безналу.
Запрос в режиме Конструктор представлен на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Стоимость продаж в режиме Конструктор

Результат выполнения запроса:
Стоимость продаж
КодРасхода
Наименование
Колич_отп
ДатаРасхода
Получатель
Стоимость
19
ПК: AMD Athlon 64 3200
2
01.09.
...

3.2 Анализ данных в MS Excel

Экспортируем данные в MS Excel. Выделяем таблицу и в контекстном меню выбираем пункт Экспорт. Были экспортированы таблицы Приход и РасходБезнал.
Подведем итоги поставки товара по каждому поставщику по таблице на листе Приход.
Сортируем таблицу по полю КодПоставщика. В меню Данные выбираем пункт Сортировка. Выбираем параметры в окне (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Диалоговое окно Сортировка диапазона

Далее в меню Данные выбираем пункт Итоги. Вводим параметры в окне Итоги (рис. 3.16).

Рис. 3.16. Диалоговое окно Промежуточные итоги

Получим итоги:

Построим диаграмму по данным на листе РасходБезнал. Отобразим графически динамику отпуска товара. В меню Вставка выбираем пункт Диаграмма. Выбираем тип Диаграммы – гистограмма.
Выбираем исходные данные для диаграммы (рис. 3.17).

Рис. 3.17. Ввод исходных данных

Указываем параметры диаграммы (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Ввод параметров диаграммы

Размещаем диаграмму на отдельном листе.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Базы данных оказывают большую помощь в учете и хранении информации на любом предприятии, автоматизируя типичные действия и делая работу пользователя с данными простой и удобной.
На примере базы данных «Магазин компьютерной техники» мы познакомились с инструментом разработки баз данных Microsoft Access. С его помощью можно быстро создавать деловые приложения для различных сфер деятельности человека. В то же время СУБД Access имеет архитектурные ограничения, которые не позволяют использовать этот инструмент для управления большими промышленными распределенными базами данных. Для таких целей применяются клиент-серверные СУБД Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server, Sybase и ряд других.
Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объектами информации. Области применения Access обозначены достаточно ясно.
...

1. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352 с.
2. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Outlook: Алекс Экслер - Санкт-Петербург, НТ Пресс, 2005. - 176 с.
3. Word и Excel. Cамоучитель Левина в цвете: А. Левин - Санкт-Петербург, Питер, 2009. - 224 с.
4. Багриновский К.А. Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии. – М.: ЭКО, 2007. – 250 с.
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с.
6. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информаци-онных систем. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 351 с.
7. Введение в OLAP-технологии Microsoft. /А. Федоров, Н. Елманова. М.: Диалог-МИФИ, 2002. - 268 с.
8. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.
9. Грох М., Стокман Д., Пауэлл Г. Microsoft Office Access 2007. Библия пользователя. - М.: «Диалектика», 2008. – 1200 с.
10. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. – К., М., СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2009. – 848 с.
11. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2010. - М: Издательский дом «Вильямс», 2010. – 1008 c.
12. Джон Кауфельд , Microsoft Office Access 2003 для «чайников»: Пер. с англ. - М.: 2006.
13. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – С-Пб.: Питер, 2001. - 458 с.
14. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Microsoft Office XP. – М.: Триумф, 2001. – 480 с.
15. Кузин А.В., Демин В.М. Разработка баз данных в системе Microsoft Access: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 602 с.
16. Лавренов С.М. Excel. Сборник примеров и задач. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 336 с.
17. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2001. – 288 с.
18. Методы и модели анализа данных: OLAP и Data Mining. /А.А. Барсегян, М.С. Куприянов, В.В. Степаненко, И.И. Холод. СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 331 с.
19. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2002 за 24 часа.: Пер. с англ. - М.: Вильяме, 2003. - 480 с.
20. Хранилища данных. От концепции до внедрения / С. Архипенков, Д. Голубев, О. Максименко. М.: Диалог-МИФИ, 2002. - 528 с.