Учетные регистры, их классификация и способы записи в них

Понятие учетных регистров

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Информация из регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к данным, содержащимся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны предусмотрена ответственность, которая установлена законодательством Российской Федерации.

Классификация учетных регистров

Регистры подразделяются на:

• книги,

• карточки,

• свободные листы.

Книги состоят из листов, сброшюрованных в одно целое. Сшивание листов в книгу обеспечивает сохранность информации, но ограничивает единовременную доступность регистра. В бухгалтерском учете ведутся следующие книги: кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных ордеров, книга учета доверенностей, книга учета депонентских сумм, главная книга и др.

Карточки представляют собой свободные листы, они предназначены для ведения аналитического учета по счетам. Хранятся карточки в специальной картотеке по группам и наименованиям средств. В бухгалтерском учете ведут карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и другие.

К свободным листам относятся журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы.

В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:

• хронологическая – запись, производимая по мере совершения операций в определенной последовательности;

• линейная запись – запись в регистре, производимая на основании документа в одну линию.

• шахматная запись предполагает, что сумма в основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка.

По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на:

• хронологические, в которых данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию;

• систематические, в которых хозяйственные операции группируютя по однородным признакам.

По объему и содержанию регистры бывают:

• регистры синтетического учёта, в них операции отражаются только в деньгах и в обобщённом виде по синтетическим счетам;

• регистры аналитического учёта, в них операции фиксируются подробно, как в денежном, так и в натуральном измерении;

• комбинированные регистры - объединяют в себе синтетический и аналитический учёт.

Рисунок 1.

Порядок и техника записей в учетные регистры

Учетные записи в бухгалтерском учете должны отвечать требованиям:

• документальности;

• своевременности;

• краткости;

• точности;

• ясности.

На основании данных требований сформулированы основные правила ведения записей в учетных регистрах:

• записи в учетные регистры производятся на основании оформленных и проверенных документов;
• каждая хозяйственная операция, оформленная первичным документом, должна обязательно найти отражение в учетном регистре;
• записи в учетные регистры ведутся в следующем порядке:
• по единичным документам запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
• по массовым документам хозяйственные операции изначально группируются в различных ведомостях, а затем переносятся в журналы-ордера;
• по окончании записей на каждом документе проставляется номер учетного регистра, в котором этот документ отражен для предотвращения дублирования записей;
• все записи в учетные регистры производятся своевременно;
• возможно применение записи однородных операций итогом за месяц по совокупности документов;
• содержание записей в учетных регистрах определяется типом и назначением самого учетного регистра, но существуют обязательные элементы записей:
• дата записей;
• номер и дата документа;
• краткое содержание записи;
• номер счетов и позиций аналитического учета;
• сумма.

В бухгалтерском учете всегда требуется контроль над правильностью счетных записей, в том числе и в учетных регистрах. Существует несколько способов такого контроля:

• взаимосверка итоговых сумм между регистрами;

• взаимосверка данных аналитического и синтетического учета.

Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Ошибки в учете случаются часто и надо обязательно знать способы их исправления.

Корректурный применяется, если ошибка заключается не в корреспонденции счетов и не влияет на итоги учетных записей. В таком случае ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, сохраняя читабельность ранее написанного, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки визируется подписями лиц, составивших документ, а в учетных документах – подписями сотрудников, производящих исправление. На полях или в конце страницы пишется слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

Способ дополнительной проводки используется, если корреспонденция счетов правильная, но сумму необходимо увеличить. Для исправления необходимо убедиться, что ошибка повторена в регистрах синтетического и аналитического учета. Ошибка исправляется дополнительной проводкой.