Роль информации в системе управления предприятием
Процесс управления – это процесс координации деятельности предприятия. В более широком понятии, управление предприятием можно рассматривать как процесс начертания планов (целей) и достижения этих целей путем координации и регулирования его деятельности. Система управления включает разные уровни, на которых и осуществляется процесс управления. Все уровни управления с момента установления целей и к моменту их достижения нуждаются в информации.
Руководители различных уровней управления могут получать информацию непосредственно от объекта управления, или от специального органа (службы) уже в подготовленном (интерпретированном) виде.
Статья: Управленческий учет в информационной системе организации
Важнейшей информационной службой, обеспечивающей систему управления информацией в современный период, является бухгалтерия, которая формирует информацию о фактическом наличии, использовании имущества и ресурсов организации, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, о заемных средствах, расчетах, претензиях и др.
Основной функцией управленческого учета является составление предварительных смет затрат, оперативное выявление отклонений от смет, систематический анализ издержек производства и вариантов управленческих решений на базе оценки их себестоимости. Управленческий учет осуществляет такие функции, как:
- контроль;
- организация;
- мотивация;
- планирование.
И поэтому система управленческого учета как раз и должна предоставлять информацию, которая поможет соответствующему персоналу предприятия осуществлять упомянутые функции управления. Этот факт легко находит подтверждение в практике применения управленческого учета.
Что касается оказания помощи менеджерам для осуществления контроля, то можно заметить, что затраты при применении учета по центрам ответственности делятся на контролируемые и неконтролируемые соответствующим центром ответственности, что находит свое отражение в отчетности, а также разнообразной аналитической информации по центрам ответственности.
Работа менеджеров контролируется и оценивается только в пределах установленных для них статей расходов, на которые могут влиять управленческие решения, принимаемые ими. Если рассматривать такую функцию менеджмента, как организация, то, с одной стороны, организационная структура предприятия активно влияет на построение учета затрат по центрам ответственности, с другой стороны – информация, получаемая при применении системы учета затрат по центрам ответственности, которая позволяет скоординировать действия менеджеров различных уровней управления и повышает уровень взаимосвязей на предприятии.
Исходная информация (например, отчет о расходах по центру ответственности), получаемый при учете затрат по центрам ответственности, позволяет руководству предприятия оценить выполнение плана по контролируемым статьям затрат, вовремя осуществить корректировку текущих планов и сделать прогноз на будущее. Кроме этого, информация управленческого учета позволяет оценить работу отдельных менеджеров предприятия и применять на этой основе соответствующую систему мотивации.
Этапы формирования информации в управленческом учете
Процесс формирования информации в управленческом учете включает несколько этапов: подготовительный, этап обработки и этап передачи информации.
На подготовительном этапе выполняется сбор исходных и формирование первичных учетных данных.
В процессе обработки исходные данные группируются, накапливаются и обобщаются.
На этапе передачи данные используются различными службами. Соответственно, информационный процесс – это приведение в действие информационного обеспечения.
Информационное обеспечение осуществляется с помощью следующих этапов.
На первом этапе приступают к группировке затрат и аналитических расчетов, проводятся в зависимости от степени их зависимости от изменения объемов производства и продаж, расчетам, основанным на величине маржинальных затрат и доходов, к определению вариантов решения на основании данных систем учета полных и переменных затрат.
Для принятия управленческих решений на малых предприятиях могут использоваться данные бухгалтерского финансового учета при условии обеспечения их детализации на основе разработанного структурированного рабочего плана счетов и оперативности учета, который предусматривает отражение хозяйственных операций в день их осуществления. Кроме того могут быть использованы методики, которые предусматривают трансформацию данных бухгалтерского финансового учета и представления их в контексте, необходимого для принятия управленческого решения.
В крупных организациях, использование структурированного рабочего плана счетов для обеспечения оперативности учета во многих случаях не позволяет формировать релевантную информацию. Это связано с тем, что бухгалтерская служба фиксирует факты хозяйственной деятельности на основании первичных документов, которые могут поступать со значительным отставанием, что снижает релевантность информации, которая формируется. В то же время, затраты на трансформацию данных бухгалтерского финансового учета могут быть существенны в связи с большим количеством самых различных корректировок.
На втором этапе определяются информационные потребности менеджеров для целей принятия решений. Именно эти цели должны быть положены в основу проектируемой системы управленческого учета и контроля затрат.
На третьем этапе выполняется разработка управленческого плана счетов, который состоит с учетом выделенных центров ответственности, а также форм управленческой отчетности. Группировка счетов соответствует структуре управленческих отчетов. В процессе дифференциации затрат рассматриваются, прежде всего, те виды расходов, которые имеют большее стоимостное значение, и затраты которые важны с точки зрения поддержания конкурентных преимуществ.
В системе управленческого учета и контроля затрат при необходимости разрабатывается дополнительная аналитика, характеризующая специфику информационных потребностей лиц, которые принимают управленческие решения. Аналитика в плане счетов управленческого учета позволяет структурировать информацию таким образом, чтобы на ее основе можно было сформировать управленческую отчетность, которая является основой для проведения анализа и последующего принятия решений.
На заключительном этапе выполняется разработка регламента функционирования системы управленческого учета и контроля расходов, что требует выполнения следующих действий:
- разработка и утверждение графика документооборота в системе управленческого учета;
- просмотр и внесение изменений в положение о планово- экономическом отделе и должностные инструкции;
- разработка и утверждение учетной политики для целей управленческого учета.
Таким образом, целью управленческого учета является обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных целей.
Формирование коммуникационных процессов информационного обеспечения
Благодаря современным коммуникационным технологиям резко возросли информационные потоки, возможности оперативной работы с большими массивами информации. С целью координации и подготовки необходимой информации для управления целесообразно выделение управленческого учета из системы учета предприятия. От качества информации, ее полезности, а также полноты удовлетворения потребностей пользователей в принятии управленческих решений зависит их качество. Показателем ее высокого уровня является способность предприятия выстоять в жестокой конкурентной борьбе. Управленческий учет не только собирает информацию, но и использует информацию из следующих отраслей (Рис.1):
Рисунок 1. Сферы деятельности, в которых питается управленческий учет с целью формирования управленческой информации
Информационное обеспечение можно определить как представление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта. Оно включает в себя не только продукт труда – информацию, но и деятельность. На его основе выделяется обеспечивающая функция учета, которая предусматривает конкретный вид и форму сообщения сроки и периодичность поставки информации, степень детализации, обобщения и аналитичности информации, поставляемой для каждого потребителя.
Соответственно, ее можно рассматривать как интегрированную систему коммуникационного процесса. Однако следует отметить, что учет получается далеко за рамки последнего, потому как коммуникация является лишь одним из его элементов. Для принятия решений вовлекается не вся совокупность имеющихся данных, характеризующих различные факты, связанные с функционированием управляемого объекта. Поэтому можно отметить, что система информационного обеспечения – это совокупность потребителей и создателей информационных потоков, которые содержат необходимую информацию, учитывающую объективные потребности потребителей, а также специализированных информационных подразделений, которые обеспечивают связь между потребителями информации, ее хранение, поиск, отбор и предоставление потребителям.
Таким образом, информационное обеспечение представляет собой процесс удовлетворения информационных запросов, который состоит из непрерывной подготовки и выдачи учетно-контрольной информации потребителям в соответствии с их запросами.
