Инспекционный контроль систем менеджмента

Необходимость инспекционного контроля систем менеджмента

Основными инструментами инспекционного контроля является наблюдение, проверка различных сторон деятельности, анализ и учет. Контроль в системе менеджмента выступает элементом обратной связи, по результатам которого корректируются ранее принятые решения, планы, нормы и нормативы. Эффективный инспекционный контроль стратегически направлен, ориентирован на конечный результат, осуществляется достаточно просто и своевременно.

Можно выделить несколько причин, которые обуславливают необходимость инспекционного контроля систем менеджмента:

1. необходимость контролировать то, чем заняты работающие, как и что они делают. Даже мелкие ошибки в совокупности могут значительно повлиять на уменьшение потенциала организации в целом;
2. постоянные изменения окружающей среды, с которыми сталкивается организация, требует соответствующей реакции. Изменения могут потребовать соответствующей корректировки не только намеченного плана, но и стратегических целей организации;
3. постоянно растущая сложность работы организаций, причиной чего является рост их размеров или масштабов производства.

Процедура инспекционного контроля систем менеджмента

Инспекционный контроль системы менеджмента целесообразно проводить в несколько этапов. На первом этапе анализируются документы, в которых закреплена действующая на предприятии система менеджмента. Документы, как правило, анализируются группой аудиторов-экспертов, группой лиц, имеющих определенные профессиональные знания и навыки, необходимые для проведения инспекционных проверок систем менеджмента, независимыми аудиторами-экспертами, техническими экспертами (лицами, обладающими знаниями и навыками по каким-либо специальным вопросам).

Чтобы сохранить объективность оценки по результатам инспекционного контроля систем менеджмента, в аудиторскую группу не следует включать специалистов, ранее предоставлявших данной организации консалтинговые услуги.

Принципы инспекционного контроля

Принципы инспекционного контроля являются основными элементами научно - обоснованного контроля.

Инспекционный контроль систем менеджмента должен соответствовать ряду требований:

• контроль должен удерживать в поле зрения главные сферы деятельности организации, представленные внешней ситуацией и внутренними процессами. Однако следует избегать тотального контроля, научно - обосновафнный подход позволяет иметь объективную и полную информацию. К осуществлению инспекционного контроля следует привлекать всех сотрудников организации и максимально расширить их полномочия;
• постоянность и оперативность контроля предполагает его постоянное осуществление обязательно своевременно или даже с опережением, с целью устранить выявленные недостатки;
• объективность и непрерывность – каждый вывод контролера должен быть аргументированным, строиться на достоверной информации, а сам процесс инспекционного контроля должен осуществлять на каждой стадии функционирования организации;
• массовость и гласность – контроль должен охватывать и распространяться на все виды деятельности организации, ее структурные подразделения и в работающий в организации персонал;
• действенность и плановость - по результатам инспекционной проверки следует принимать меры, которые направлены на ликвидацию вскрытых недостатков. Плановость позволяет избежать не только излишнего контроля, но и бесконтрольности некоторых видов деятельности или работников;
• наличие конечных результатов или намеченных целей инспекционного контроля;
• гибкость – связь инспекционного контроля с планированием, управленческой системой, структурными изменениями в организации, в противном случае контроль будет опаздывать, что сделает его недееспособным;
• ориентированность на человека - объективность контроля, его доброжелательность по отношению к работникам;
• экономичность - польза от инспекционного контроля должна быть выше стоимость его проведения. Исходя из этого, следует максимально сократить все связанные с контролем затраты на технические инструменты, необходимые для сбора, переработки и хранения информации.