Деловое общение в организации. Проведение совещаний и бесед

Значение делового общения

В процессе работы менеджерам разного уровня необходимо контактировать друг с другом, и от качества данных контактов во многом зависит эффективность системы управления в организации. Контакты строятся на принципах делового общения, которое представляет собой сложный многоуровневый процесс установки и развития контактов. Деловое общение возникает из необходимости удовлетворять общие потребности в процессе деятельности менеджеров. Строится оно на обмене информацией, выработке общей стратегии взаимодействия, понимании других людей.

Многие проблемы в бизнесе связаны с коммуникациями между людьми, так как в процессе общения происходит передача идей, мыслей, люди приходят к пониманию, вырабатывают общие цели. От степени грамотности при общении в организации зависят многие элементы деятельности: переговоры, взаимопонимание с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками, удовлетворенность персонала результатами труда, психологический климат, отношения с другими организациями, госслужбами.

Рисунок 1.

В рамках словесного общения руководство проводит инструктажи, беседы, собрания, совещания, анализ ошибок.

Правила проведения деловых бесед

Беседы и совещания являются одной из распространенных форм взаимодействия менеджеров в организации. Беседы бывают индивидуальными и групповыми. Индивидуальные беседы также называются профессиональными контактами. Существует много специально разработанных методик и техник проведения деловых бесед, их специфика зависит от того, с кем проводится беседа (клиент, подчиненный, партнер и т.д.). У любой деловой беседы есть конкретная цель, к которой собеседники хотят прийти с минимальными затратами сил и времени. По целям беседы подразделяются на две группы: свободные беседы и целенаправленные.

У деловой беседы есть три этапа проведения:

1. Подготовительный этап. Здесь определяются задачи беседы, составляется план, время беседы. Участники должны быть благожелательно настроены по отношению друг к другу изначально.

2. Ознакомительный этап. Участники знакомятся друг с другом, преодолевают психологический барьер, устанавливают доверительную атмосферу.

3. Основной этап беседы. Он делится на три части: вводная часть, основная часть, заключительная часть.

В целом структура деловой беседы выглядит следующим образом:

Рисунок 2.

В целом тон беседы должен быть дружелюбно-деловым. Важным условием также является пунктуальность участников. Ситуацию, которая рассматривается в ходе беседы, принято анализировать с двух точек зрения, при этом участники стараются понять, почему собеседник воспринимает ситуацию именно так. В деловой беседе важно уметь слушать и задавать уточняющие вопросы. Уточняющие вопросы должны быть конкретными, тактичными, обоснованными. Категоричные суждения могут привести к неудаче. Речь должна быть отчетливой, ясной для слуха, не стоит говорить излишне громко или тихо. Решение по беседе всегда следует за обсуждением.

Деловые совещания

Совещание является формой обмена информации между подчиненными и руководством, они связывают работу отдельных сотрудников с работой всей организации. На совещаниях происходит сбор и обработка информации, координация действий отделов и сотрудников, принимаются управленческие решения. Помимо разработки управленческих решений по самым актуальным и сложным проблемам в организации, совещания также решают учебно-воспитательные задачи: достигать компромиссов, улучшить культуру общения в коллективе, уметь комплексно подходить к решению задач.

С помощью деловых совещаний можно решить следующие вопросы:

• развитие стратегии организации, проведение ее в жизнь;

• интеграция отделов с учетом общей стратегии и миссии организации;

• обобщение и анализ информации;

• коллективный подход к решению проблем с обучающим эффектом.

Этапы делового совещания:

1. Подготовка. Здесь определяют целесообразность проведения совещания, повестка дня, содержание проблемы, состав участников, время проведения (лучше всего проводить в среду или четверг во второй половине дня), место проведения совещания (конференц-зал или кабинет руководства). На данном этапе также подготавливаются участники: им сообщают место, время, повестку дня, снабжают материалами.

2. Проведение совещания. Совещание лучше всего проводить, согласно заранее разработанному регламенту. Если оно длится дольше 40-50 мин., необходимо делать перерывы. Во время совещания ведется протокол, который составляется по определенной форме и содержит краткую информацию о выступлениях участников совещания и принятых решениях. Протокол обычно ведется секретарем.

3. Итоги и принятие решений. Решение принимаются коллективно, эффективность зависит от того, насколько каждому участнику удалось включить свои идеи в итоговое решение.

По итогам совещания назначаются исполнители работ, сроки, объемы работ. После принятых решений осуществляется контроль за их выполнением. Лица, осуществляющие контроль, также определяются по итогам совещания.