Многие аспекты менеджмента требуют организации эффективного обмена информацией для достижения стратегических целей. Если в процессе выполнения своих должностных обязанностей люди информацией не могут обмениваться, значит, они не могут и вместе работать. Управление в организации реализуется через общение с людьми. Поэтому важнейшим инструментом управления менеджера является информация, находящаяся в распоряжении его. Используя и передавая информацию, получая обратный сигнал, менеджер организует, руководит и мотивирует своих подчиненных. Многое определяется способностями передавать информацию более эффективным образом, однако эффективность передачи будет определяться адекватностью восприятия этой информации теми, кому предназначалась она.
Сущность коммуникаций в управлении
Процессы коммуникации, в которых участвуют работники управленческого аппарата, жизненно важны как связующие звенья между руководителем и подчиненными его, а также руководителями одного уровня или внешним окружением. Руководитель в своей повседневной работе должен использовать информацию от разных источников – вышестоящего руководителя, подчиненных, сотрудников такого же уровня, заказчика, поставщика и т. д. Процесс коммуникации позволяет руководителю выполнять свою работу эффективно и принимать решения о выборе наилучшего курса действий для достижения поставленной цели.
Характеристика целей коммуникации в управлении приведена в таблице 1.
Таблица 1 - Основная и дополнительные цели коммуникаций
В организационном аспекте коммуникации состоят из взаимодействия между людьми.
Коммуникация – это процесс передачи сведений и обмена информацией между двумя людьми или небольшой группы людей.
Организационная коммуникация является процессом, с помощью которого руководитель развивает систему информационного представления и передачи сведений значительному количеству людей внутри организации и индивидуумам и отдельным институтам за пределами ее.
Она является необходимым инструментом в процессе координации деятельности по горизонтали и вертикали управления, дает возможность получать нужную информацию. Исходя из этого, можно дать следующие определение: коммуникация – это передача информации от одного субъекта к другому.
Субъектом может выступать отдельная личность, группа и даже целая организация. В первом случае коммуникация несет межличностный характер и осуществляется через передачу фактов, идей, мнений, намеков, ощущений и восприятий, отношений от одного лица другому в какой-либо форме с целью получения желаемой реакции в ответ.
«Коммуникация» и «информация» - это разные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает как то, что передается, так и то, как это передается. Для того чтобы состоялся акт коммуникации, нужно наличие как минимум двух людей. Коммуникация предъявляет определенные требования к каждому из участников данного акта. К примеру, каждый из участников должен иметь способность видеть, слышать, трогать или ощущать, определять вкус и запах. Эффективная коммуникация от каждой из сторон требует умений и навыков, а также некоторой степени взаимного понимания.
Рассмотрим, почему эффективность межличностной коммуникации так важна для успешного управления. Во-первых, разрешение многих управленческих задач построено на взаимодействии людей (начальников с подчиненным, подчиненных друг с другом и др.) в рамках разного рода событий. Как правило, с точки зрения распределения времени руководители нижнего уровня работают так: лично друг с другом или на заседаниях – 50–60 %; в письменном виде – 15–20 %; чтение – 15 %; в ходе телефонных разговоров 8–10 %; другое – 5–10 %. Во-вторых, межличностная коммуникация является, возможно, наилучшим способом решения и обсуждения вопросов, которые можно охарактеризовать неопределенностью и двусмысленностью. Если вводить понятие степени, в которой информация может трансформировать понимание проблем в рамках заданного периода времени, то можно ранжировать средства коммуникаций по «весу» их в коммуникации:
- Разговоры или личное общение.
- Телефонные разговоры.
- Личные послания.
- Деловые письма.
- Статистические данные.
Основные виды коммуникаций в организации
Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков, приведенных на рисунке 1.
Рис. 1. Классификация коммуникаций в организации
В организации коммуникации подразделяются на:
- организационные коммуникации
- коммуникации организации с внешней средой;
- внутренние коммуникации между подразделениями и уровнями управления);
- горизонтальные коммуникации между подразделениями одного уровня управления;
- вертикальные коммуникации между уровнями управления;
- коммуникации по нисходящей линии: от руководителя к исполнителю;
- коммуникации по восходящей линии: от исполнителя к руководителю;
Каналы информационного обеспечения руководителя
Коммуникация важна также и для реализации контрольной функции контроля. Руководитель нуждается в информации в части того, что было выполнено, чтобы были достигнуты цели организации.
Выделяют два ключевых канала информационного обеспечения руководителя:
- формализованный канал, по которому движется информация, регламентированная по форме, содержанию и времени с определенной степенью достоверности;
- стихийный канал: руководителю поступает неуправляемо огромное количество разнообразных сообщений, которые не всегда объективно отражают истинное состояние вещей, телефонные звонки, устные обращения, служебные записки, информация с многочисленных совещаний.
К основным принципам современной информационной системы относятся:
- принцип полноты информационного обеспечения руководителей;
- каждая из систем должна иметь свойства адаптироваться к методам и стилю, которые конкретный руководитель применяет;
- математическое обеспечение информационной системы должно предусмотреть возможность агрегировать информацию по управленческим уровням и предоставлять руководителю верхнего уровня возможность пользоваться информацией низших уровней.
- информационная система должна строиться с учетом обеспечения максимальных возможностей и удобств для непосредственного пользователя;
- принцип непосредственного участия руководителя каждого уровня иерархической структуры управления в создании информационной системы;
- принцип создания информационной независимости руководителей различных уровней в любой обстановке;
- принцип информационного равноправия.
