Документирование допуска к государственной тайне в отделе делопроизводства и режима

Проблема работы с информацией, составляющей государственную тайну существовала всегда, как с составной и неразрывной частью развития экономики и обороноспособности государства, его национальных интересов. Поэтому актуальность данной работы заключа ется в изучении оформления, продления и прекращения доступа к государственной тайне, как необходимого порядка, определенного органами государственной власти, определении порядка организационно-правовых мероприятий по защите государственной тайны, выявление правовых проблем, которые сопровождают оформление доступа к государственной тайне и пути их решения.
Институту государственной тайны является важнейшим инструментом, с помощью которого обеспечивается безопасность государства и достигается защищенность на циональных интересов страны. (44; 11)
Правовой основой института государственной тайны является Конституция Российской Федерации, закрепляющая право граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным спосо бом. (27; ч.4 ст. 29)
В соответствии с данной нормой информация разделяется на открытую, конфиденциальную (служебную, профессиональную или коммерческую), секретную. Самые жесткие ограничения действуют в отношении секретной информации отнесенной к государст венной тайне.
В соответствии с Федеральным Законом «О государственной тайне», государственная тайна – это информация, которая защищается государством. Информация из области государственной военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, конт рразведывательной и оперативно-розыскной деятельности подлежит ограниченному доступу, а распространение ее может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. (1; ст.2)
Общие условия, когда информация может приобретать характер служебной тайны, определя ются в ст. 139 ГК РФ (26), где сказано, что информация является служебной или коммерческой тайной в случае, когда информация имеет коммерческую ценность в настоящее время или в будущем. В силу недоступности к ней третьих лиц, к ней нет свободного доступа н а законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые по разным причинам не являются служебной или коммерческой тайной, определяются законом и другими нормативно- правовыми актами. (26; ст. 139)
Инфо рмация, которая составляет служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными Гражданским Кодексом Российской федерации и другими законами. (28)
Содержание профессиональной тайны (к которой возможно отнести также врачебную; аудиторску ю, адвокатскую, нотариальную и др.) определяется в законодательстве, регулирующем соответствующие виды деятельности: следственной тайны — в Уголовном процессуальном кодексе РФ (22) или в ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» (29), врачебной тайны — в О сновах законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан (31; гл 2; ст. 12) и т.д.
В то же время указанные виды профессиональной тайны можно отнести к такой группе конфиденциальной информации, как персональные данные.
В ст. 10 (п. 8) ФЗ «Об основах государственной службы» устанавливается обязанность государственного служащего хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать сведения, которые стали ему известны в связи с исполнением должностных обязанностей, затра гивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан (32). Это требование прямо вытекает из ст. 23 Конституции РФ, которая рассматривает неприкосновенность и тайну частной жизни, как важнейший элемент правового статуса гражданина Российской Федерации. Суть его в том, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается.
В связи с тем, что ДИОД может быть государственной или негосударственной, в работе режимно-секретныъ служб используется ст. 6 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». (4)
Объектом исследования данной работы являются правовые отношения в области государственной тайны. Субъектами данным правоотношений являются государство и граждане, получающие допуск к государственной тайне. Предметом исследования – сведения, которые составляют государственную тайну и порядок допуска к ним.
Изучение порядка оформления допуска к государственной тайне в области документационного обеспечения и конфиденциальной информации требует решения таких задач, как:
- изучение нормативно-правовой базы, форм и способов реализации правовых норм, касающихся взаимодействия государства с организациями имеющими секретное делопроизводство;
- обеспечение информационной безопасности Российской Федерации со ст ороны предприятий, учреждений, организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (далее - организаций) в области информации, которая содержит государственную тайну;
- разработка документационной системы и средств обеспечения информационной безопасности государственной тайны в организации;
- установление ответственности должностных лиц федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, орг анизаций и граждан за соблюдением требований работы с секретной информацией;
- выявление точек соприкосновения федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций в области обеспечения рабо ты с секретной и конфиденциальной информацией.
В связи с указанными задачами цель работы - исследование и выявление организации и порядка работы, его документационное обеспечение с документацией имеющей ограниченный доступ (далее – ДИОД), к которой относят ся документы, отнесенные к государственной тайне, а также к конфиденциальной информации.
Перечень сведений, которые составляют государственную тайну, включает сведения из определенных областей деятельности государства, требующие защиты со стороны государст ва путем засекречивания. (5)
Сформированная на сегодняшний день правовая база в отношении государственной тайны включает различные законы: Закон Российской Федерации «О государственной тайне», Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (9), федеральные законы: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «Об органах Федеральной службы безопасности», «О средствах массовой информации», отдельные стат ьи Гражданского кодекса Российской Федерации и ряд других законов. Однако развернутая работа по созданию механизмов реализации законодательной базы, подготовка законопроектов, регламентирующих общественные отношения в информационной сфере не всегда согласу ются с нормативно-правовой базой из других сфер деятельности граждан, например, миграционной службы. Сложности возникающие при оформлении загранпаспорта сотрудникам, имеющим доступ к государственной тайне, получение разрешения на выезд за границу, сложнос ти возникающие при выезде родственников на ПМЖ за границу – эти моменты вызывают трудности в оформлении и переоформлении допуска к государственной тайне, как у сотрудников кадровой службы, так и государственных органов власти, осуществляющих контроль.
В настоящий момент Росархивом готовится проект федерального закона «О документационном обеспечении управления» (основной разработчик ВНИИ документоведения и архивного дела), в котором одним из главных принципов является: «...обеспечение безопасности граждан, государства, общества на основе соблюдения законности, открытости документальных фондов при соблюдении охраны и защиты документов, содержащих сведения ограниченного доступа».
Таким образом, ведется постоянная работа по совершенствованию документационного обеспечения при оформлении допуска к государственной тайне, дополняются и изменяются законы, обновляется нормативно-правовая база.
Во вводной части данной работы установлены цели и задачи данной исследования, рассмотрена актуальность данной темы, проведен краткий обзор отличий государственной, коммерческой и профессиональной тайны.
Первая глава работы посвящена исследованию законодательных и нормативно-правовых актов, на основании которых строится работы по обеспечению сохранности государственной тайны.
В о второй главе проведен анализ порядка оформления и переоформления допуска к государственной тайне на примере отдела делопроизводства и режима Федерального казенного учреждения «Центр хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по г. Санкт-Петерб ургу и Ленинградской области», выявлены проблемы документирования допуска сотрудников к государственной тайне и предложены пути их решения.
В заключении исследования сделаны выводы о достаточности законодательной и правовой базы РФ в вопросе сохранения гос ударственной тайны сотрудниками организаций, освещены основные принципы работы органов государственной власти, осуществляющих контроль за допуском к государственной тайне и сотрудников организаций, его имеющих.
В работе имеются приложения, позволяющие боле е полно увидеть содержание документов при оформлении допуска к государственной тайне, а также список использованных в работе источников и литературы.

Основные сокращения
Введение
Глава 1. Основы оформления допуска сотрудников
к государственной тайне
1.1. История «ЦХиСО ГУ МВД России по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области»
1.2. Функции делопроизводителя отдела делопроизводства и режима
1.3. Регламентирование допуска сотрудников к государственной тайне
1.3.1 Правила составления инструкции по делопроизводству
Глава 2. Совершенствование документирования допуска сотрудников к государственной тайне в отделе делопроизводства и режима
2.1. Допуск сотрудников к государственной тайне
2.1.1. Оформление допуска к государственной тайне
2.1.2. Переоформление допуска к государственной тайне
2.1.3. Изменение формы допуска к государственной тайне
2.1.4. Прекращение допуска к государственной тайне
2.2 Проблемы документирования допуска сотрудников к государственной тайне в отделе делопроизводства и режима
2.3. Требования к изготовлению, учету использованию и хранению печатей, штампов и бланков документов Федерального казенного учреждения «Центр хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области»
Глава 3. Социально-экономическая эффективность предложений по разработке плана работы с допуском к государственной тайне
3.1 Социальная эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению кадровой службы и отдела документирования и режима
3.2 Экономическая эффективность предложений по нормативно-методическому обеспечению отдела документирования и режима и кадровой службы
Заключение
Список источников и литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3

В Российской Федерации, как и любой другой стране мира, государственной тайне уделяется пов ышенное внимание. Разглашение секретной информации может нанести ущерб государственной безопасности. Для многих категорий сотрудников работа с информацией ограниченного доступа – часть ежедневных трудовых обязанностей. На работников это налагает определенн ые ограничения, связанные с их сохранностью и нераспространением. Еще большая ответственность ложится на руководство организации, которое обязано правильно организовать процедуру допуска к тайне и контролировать неразглашение государственной тайны.
В ходе исследования достигнута цель, поставленная в начале работы – рассмотрены особенности работы с документами, содержащими государственную тайну, установлен перечень законодательных актов, в соответствии с которыми осуществляется работа с государственной тайно й.
В работе даны ответы на поставленные задачи, в соответствии с поставленной целью исследования: 
- раскрыто понятие документации содержащей государственную тайну, как главного условия информационной безопасности предприятия; изучена нормативно-правовая б аза обеспечивающая работу законов;
- определен состав информации, которую целесообразно отнести к категории государственной тайны;
- рассмотрены особенности подбора персонала для работы с документами, содержащими государственную тайну;
- выявлен порядок о беспечения информационной безопасности со стороны органов государственной исполнительной власти, на примере Федерального казенного учреждения «Центр хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области»;
- из учена политика безопасности в организации доступа к сведениям секретного характера и порядок работы кадровой службы при оформлении и переоформлении допуска к государственной тайне;
- установлена ответственность должностных лиц Федерального казенного учрежд ения «Центр хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области» за соблюдением требований работы с секретной информацией.
На сегодняшний день порядок работы с государственной тайной регулируется Законом РФ «О государственной тайне». Данный закон раскрывает понятие «государственная тайна применительно ко всем правоотношениям.
Государственная тайна отличается от коммерческой, служенной и профессиональной тайны тем, что сведения, которые ее составляют, непосре дственно связаны с интересами российского государства, а не одной организации, и их разглашение может нанести ущерб безопасности государства.
Указом Президента РФ утвержден перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, а также наименования госуда рственных органов и организаций, которые наделены полномочиями по распоряжению этими сведениями.
Допуск организаций к проведению работ, связанных с использованием государственной тайны, осуществлением мероприятий и оказанием услуг по защите секретной инфор мации, осуществляется путем получения разрешения (лицензий) в государственных органах, осуществляющих контроль за работой с секретной информацией (УФСБ).
Граждане, которые по характеру занимаемой должности необходим доступ к государственной тайне, назначаю тся на должность только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. Доступ к сведениям – это санкционированное ознакомление сотрудника с информацией, составляющей государственную тайну с согласия полномочного должностного лиц а.
Все должностные лица, которые работают с документами, содержащими государственную тайну, должны быть ознакомлены с правилами работы с ними, ознакомлены под расписку с соответствующими ведомственными инструкциями или индивидуальной инструкцией, если тако вая разработана в организации.
Допуск должностных лиц и граждан к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке и предусматривает следующий порядок:
- принятие на себя обязательств по неразглашению сведений, составляющих государственную тайну ;
- согласие на частичное, временное ограничение прав;
- письменное согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении гражданина допускаемого к государственной тайне уполномоченными органами;
- определение социальных гарантий;
- ознакомление закон одательными нормами и ответственностью за их нарушение;
- письменное распоряжение руководителя о допуске гражданина к государственной тайне.
Среди методов защиты ДИОД РСС использует следующие методы:
- разработку положения об отделе, осуществляющем работу с гос. тайной;
- подготовку инструкций, которые определяют порядок учета, хранения и использования документов, которые содержат государственную тайну;
- разработку инструкции о допуске к государственной тайне;
- разработка соглашения (договора) о неразгла шении государственной тайны, с допущенными сотрудниками;
- включение в положение (устав) организации разделов, которые регламентируют защиту информации, содержащей государственную тайну.
При оформлении допуска к государственной тайне, сотрудниками учитыва ются такие особенности ведения секретного делопроизводства:
- четкое регламентирование состава документов организации, которые содержат ДИОД;
- обязательный учет каждого экземпляра; полистный учет всех без исключения документов и их проектов;
- полнота р егистрации данных о каждом документе;
- фиксация происхождения и местонахождения каждого документа;
- проведение систематических проверок наличия документов;
- утвержденная система допуска к государственной тайне;
- жесткие требования к условиям хранения д окументов и пользования ими;
- персональная ответственность за учет, сохранность документов и порядок пользования ими;
- объем сведений должен быть минимальным и отображать реальную ситуацию.

1. Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. №5485-1 (с изменениями и дополнениями).
2. Положение о лицензировании деятельности организаций по проведению данных работ, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны утверждено Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 1995 г. № 333 (с изм. от 23 апреля 1996 г., 30 апреля 1997 г., 29 июля 1998 г.).
3. Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе».
4. Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
5. Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», от 30.22.1995 № 1203 (с изменениями на 26 сентября 2013 года).
6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
7. Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.02.2010 г. №63 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (с изменениями и дополнениями)
8. Методические рекомендации кадровым органам по оформлению на работу граждан, подлежащих допуску к государственной тайне, утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 27 октября 2010 г. № ГК-1200фс
9. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.)
10. Инструкция о порядке проведения специальных экспертиз по допуску предприятий, учреждений и организаций к проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну (утв. ФСБ Российской Федерации 23.08.1995 г. № 28)
11. Положение об отделе делопроизводства и режима ФЗК, утверждено начальником ФКУ 23.02.2010.
12. Должностная инструкция документоведа 2 категории, утверждена начальником ФКУ 10.03.2012
13. Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят ГД ФС РФ 21.12.2001 (действующая редакция от 25.11.2013).
14. Федеральный закон от 25.06.2012 № 90-ФЗ «О внесении изменений в статью 15 Федерального закона «О статусе военнослужащих».
15. Федерального закона «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих» от 20.08.2004 №117-ФЗ.
16. Перечень сведений отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. №1203 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 11 февраля 2006 г. № 90).
17. ФЗ «О почтовой связи» от 17.07.1999 г. №176-ФЗ.
18. Постановление Правительства от 14.03.2000 №389 «Об утверждении правил разработки ведомственных (отраслевых перечней) сведений, подлежащих засекречиванию» (ред. от 21.03.2003).
19. Приказ МВД РФ от 20.08.2010 №600 «Об утверждении инструкции о порядке допуска сотрудников, Федеральных государственных гражданских служащих и работников органов внутренних дел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВД России к государственной тайне».
20. «Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», утверждены постановлением Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870.
21. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению: [Текст]. М.: ВНИИДАД, 1993.
22. Уголовно-процессуальный Кодекс РФ от 18.12.2001 №174-ФЗ, принят ГД ФС РФ 22.11.2001 (действующая редакция от 25.11.2013).
23. Постановление Правительства РФ от 18.09.2006 №573 «О предоставлении социальных гарантий гражданам, допущенным к государственной тайне на постоянной основе, и сотрудникам структурных подразделений по защите государственной тайны».
24. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
25. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, № 52 (Часть I).
26. Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят ГД РФ 21.10.1994 (действующая редакция от 14.11.2013).
27. Конституция РФ, принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (с поправками от 30.12.2008 №6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ).
28. ФЗ РФ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
29. ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» принят ГД 12.08.1995 г. №144-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
31. Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).
32. ФЗ «Об основах государственной службы» от 31.07.1995 г. №119-ФЗ.
33. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10.
34. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007 г.) // Российская газета, № 6, 12.01.2002 г.
35. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) // Российская газета, № 24, 07.02.2006 г.
36. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76).
37. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утв. Постановлением Минтруда России, 25 марта 2002 г. № 23. М., 2002. - 65 с.
38. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 38, 20.09.2010 г. (прил. к Приказу не приводится).
39. Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 17.
40. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
41. Перечень медицинских противопоказаний для осуществления работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.99 № 83.
42. Деловодство: Практический учебник/ Сельченкова С.В. – К.: Инкунабула, 2009. – 480с.
43. Демушкин А.С. Документы и тайна М.: Городец-Издат. 2003. – 400 с. Электронный ресурс http://gendocs.ru/v38468/демушкин_а.с._документы_и_тайна?page=8
44. Зинин П.Б «Коммерческая и государственная тайна» - Сборник научных трудов «Глобальный экономический кризис: реалии и пути преодоления». СПб.: Институт бизнеса и права. 2009. Электронный ресурс http://www.ibl.ru/konf/031209/66.html
45. Пресняков М.В. Прекращение трудового договора вследствие прекращения допуска к государственной тайне. Саратов. 2009. Электронный ресурс http://www.naloglib.net/005/prekrashchenie-trudovogo-dogovora-vsledstvie-prekrashcheniya-dopuska-k-gosudarstvennoi-taine?page=0,2
46. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: ТК Велби, изд-во: Проспект, 2008.
47. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Увольнение по всем статьям: прекращение допуска к государственной тайне (п.12, ст. 81 ТК РФ)// Кадры предприятия. №12. 2005. Электронный ресурс http://delo-press.ru/articles.php?n=5388/
48. Соколова О.В. Настольная книга офис-менеджера. – СПб.: Питер, 2006. – 160 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»). – С. 134.
49. Янковая В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управленческих документов: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 272 с. – (Повышенный уровень). – С. 143.
50. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп.